Karta udostępniania akt to element ewidencji udostępnień – pozwala ustalić, kto, kiedy i w jakim celu korzystał z dokumentacji. Taka informacja jest przydatna nie tylko organizacyjnie, ale także w sytuacjach wymagających odtworzenia przebiegu udostępnienia (np. kontrola, reklamacja, wątpliwości co do kompletności akt).
Okres przechowywania tego typu kart traktuje się zwykle jako retencję dokumentacji pomocniczej. Ma on być na tyle długi, aby archiwum mogło realnie wykazać historię udostępnień w typowym horyzoncie czasu, a jednocześnie nie prowadzić do nieuzasadnionego gromadzenia materiałów o ograniczonej wartości.
Odpowiedź "5 lat." jest prawidłowa w ramach założenia testowego tego pytania: wskazuje ustalony okres, przez który archiwum zakładowe powinno przechowywać karty udostępniania akt.
Pozostałe propozycje są nieprawidłowe, ponieważ wskazują okresy krótsze lub dłuższe od przyjętego w pytaniu standardu. Zbyt krótki czas przechowywania (np. 2 lub 4 lata) może utrudnić odtworzenie historii udostępnień, a zbyt długi (np. 7 lat) oznacza przechowywanie ponad wymagany okres, co zwiększa koszty i obciążenie porządkowania dokumentacji.
W przygotowaniu do egzaminu warto zapamiętać, że w archiwum zakładowym kluczowe są: rozróżnienie dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej, znajomość zasad ewidencji udostępnień oraz umiejętność stosowania przyjętych okresów przechowywania wynikających z instrukcji i wykazów akt.
