Karta udostępniania akt (lub równoważny rejestr udostępnień) ma przede wszystkim zapewnić rozliczalność i kontrolę obiegu dokumentacji. Oznacza to, że zapisuje się takie informacje, które pozwalają jednoznacznie ustalić:
- kto otrzymał dostęp do akt (dane osoby, której udostępniono),
- kiedy nastąpiło udostępnienie (data, często także godzina – szczególnie gdy udostępnień jest dużo lub akta krążą w ciągu dnia),
- co zostało udostępnione (identyfikator jednostki, np. sygnatura lub inny numer ewidencyjny; w pytaniu nazwany "numerem seryjnym dokumentu").
Dlatego poprawna jest odpowiedź "Kolor okładki dokumentu" – taka cecha nie pełni funkcji ewidencyjnej ani nie jest kluczowa do ustalenia odpowiedzialności za akta. Może się zmieniać, bywa przypadkowa i zwykle nie identyfikuje dokumentacji w sposób wymagany w praktyce archiwalnej.
Pozostałe propozycje są co do zasady zasadne, bo wspierają cele karty:
- "Dane osobowe osoby, której udostępniamy dokumenty" – bez nich nie da się ustalić użytkownika i rozliczyć udostępnienia.
- "Data i godzina udostępnienia dokumentów" – pozwala odtworzyć przebieg udostępnień, terminy zwrotu i kolejność korzystania.
- "Numer seryjny dokumentu" – jako identyfikator (w praktyce częściej: sygnatura/oznaczenie) umożliwia wskazanie, które akta wydano.
Warto pamiętać na egzaminie: pola karty mogą się różnić między instytucjami, ale logika jest stała – zapisuje się dane identyfikujące osobę, czas i udostępnioną jednostkę, a nie cechy estetyczne nośnika.
