Karta udostępnienia akt (często nazywana także rewersem) jest narzędziem kontroli obiegu dokumentacji w archiwum zakładowym. Jej podstawową funkcją jest ustalenie: kto, kiedy i jakie akta pobrał oraz ułatwienie rozliczenia zwrotu.
Dlatego na karcie udostępnienia typowo umieszcza się dane identyfikujące udostępnianą jednostkę oraz użytkownika:
- "Tytułu udostępnianych akt." – tytuł (lub inne dane identyfikacyjne teczki/jednostki) pozwala jednoznacznie ustalić, co zostało pobrane.
- "Nazwy komórki, która wytworzyła akta." – informacja o wytwórcy/komórce organizacyjnej pomaga w identyfikacji dokumentacji i jej właściwym miejscu w układzie akt.
- "Nazwiska osoby upoważnionej do korzystania z akt." – karta ma wskazać odpowiedzialnego użytkownika, czyli osobę, której udostępniono akta.
Z kolei "Kategorii archiwalnej dokumentacji." nie traktuje się jako informacji koniecznej do samego udostępnienia. Kategoria archiwalna odnosi się do kwalifikacji archiwalnej i zasad przechowywania (np. tego, jak długo dokumentacja ma być przechowywana), a nie do ewidencji wypożyczeń. W praktyce dane o kategorii są zwykle przypisane do dokumentacji w wykazach/ewidencjach, natomiast karta udostępnienia koncentruje się na rejestracji udostępnienia i odpowiedzialności za akta.
Na egzaminie warto zapamiętać prostą zasadę: karta udostępnienia = kontrola obiegu (kto/co/kiedy), a nie opis kwalifikacyjny dokumentacji. Jeżeli w odpowiedziach pojawia się element związany z kwalifikacją i przechowywaniem, często jest to dystraktor.
