W obrocie gospodarczym (także w spedycji) korespondencja z klientem ma zwykle logiczną kolejność. Zapytanie ofertowe oznacza, że klient/kontrahent pyta o możliwość wykonania usługi oraz warunki jej realizacji (np. stawka, terminy, zakres, ograniczenia, warunki płatności).
Dlatego właściwym dokumentem sporządzanym przez przedsiębiorcę w odpowiedzi na zapytanie jest oferta handlowa – czyli przedstawienie propozycji warunków współpracy. Oferta ma na celu umożliwienie klientowi podjęcia decyzji i ewentualne przejście do kolejnego kroku, czyli złożenia zamówienia.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Zamówienie – to dokument inicjowany przez kupującego (klienta), a nie przez przedsiębiorcę odpowiadającego na zapytanie. Zamówienie pojawia się zwykle po zapoznaniu się z ofertą.
- Potwierdzenie zamówienia – sporządza się je, gdy zamówienie już zostało złożone i trzeba potwierdzić przyjęcie/warunki realizacji. To etap następujący po zamówieniu, więc nie jest typową odpowiedzią na samo zapytanie ofertowe.
- Reklamacja – dotyczy zgłoszenia zastrzeżeń po wykonaniu usługi lub dostawie (np. opóźnienie, uszkodzenie, niezgodność). Nie służy do odpowiadania na zapytanie o warunki oferty.
Wskazówka egzaminacyjna: rozpoznaj etap procesu. Jeśli klient pyta "jakie warunki proponujesz?" – odpowiedzią jest oferta. Jeśli klient mówi "zamawiam" – pojawia się zamówienie i ewentualne potwierdzenie. Jeśli klient mówi "coś poszło nie tak" – pojawia się reklamacja.
