W sytuacji udostępniania (przekazywania) dokumentacji medycznej najważniejsze jest zapewnienie, że dokumenty trafią do osoby, która ma do tego prawo, a sam fakt udostępnienia będzie możliwy do odtworzenia w razie kontroli lub sporu. Dlatego praktyka i procedury organizacyjne kładą nacisk na dwie grupy czynności: weryfikację odbierającego oraz ewidencję udostępnienia.
Odpowiedź "zapoznania odbierającego z prawem przechowywania dokumentacji" jest wskazana jako ta, której przekazujący dokumenty medyczne nie musi wykonywać. Jest to czynność o charakterze informacyjnym, niebędąca standardowym elementem procedury wydania dokumentacji. Odbierający może mieć różne cele (np. wgląd, kopia, odpis), ale "pouczenie o prawie przechowywania" nie jest typowym obowiązkiem osoby wydającej dokumenty w gabinecie.
Pozostałe odpowiedzi opisują działania, które są racjonalnie i organizacyjnie uzasadnione:
- "sprawdzenia uprawnienia osoby odbierającej" – konieczne, aby nie doszło do udostępnienia osobie nieuprawnionej (np. bez skutecznego upoważnienia).
- "sprawdzenia tożsamości osoby odbierającej" – bez potwierdzenia tożsamości nie da się wiarygodnie ocenić, czy dana osoba jest tą, za którą się podaje, i czy odpowiada wskazanej w upoważnieniu.
- "odnotowania faktu przekazania w dokumentacji wewnętrznej indywidualnej i zbiorczej" – ewidencja udostępnienia zabezpiecza interes pacjenta i podmiotu, pozwala wykazać kiedy, komu i w jakim zakresie dokumentacja została wydana.
W nauce do egzaminu warto zapamiętać zasadę: przy wydawaniu dokumentacji priorytetem jest legalność odbioru (uprawnienie + tożsamość) oraz ślad w rejestrach (odnotowanie udostępnienia). Elementy "pouczeń" mogą występować w komunikacji z pacjentem, ale nie są rdzeniem obowiązków osoby przekazującej dokumenty.
