W bezdziennikowym systemie kancelaryjnym punkt ciężkości prowadzenia dokumentacji spoczywa na sprawie (jej założeniu, prowadzeniu i zakończeniu), a nie na rejestrowaniu każdego pisma w dzienniku. Z tego wynika zasada porządkowania wewnątrz teczki: najpierw zachowuje się kolejność spraw, a następnie porządek chronologiczny dokumentów w obrębie danej sprawy. Taki układ ułatwia odtworzenie przebiegu załatwienia sprawy i szybkie odnalezienie powiązanych pism.
Odpowiedź "w kolejności spraw, a w ramach spraw chronologicznie" jest poprawna, bo rozdziela dwa poziomy porządkowania:
- poziom 1 – sprawy: oddzielenie materiałów należących do różnych spraw i ułożenie ich kolejno,
- poziom 2 – dokumenty w sprawie: ułożenie pism tak, by odzwierciedlały następstwo zdarzeń (np. wpływ, czynności, odpowiedzi).
Pozostałe propozycje wskazują układy, które mogą brzmieć urzędowo, ale nie opisują właściwego porządku pism wewnątrz teczki w kontekście systemu bezdziennikowego:
- "w podziale rzeczowym i chronologicznym" – sugeruje porządkowanie według tematów (rzeczowe), co typowo dotyczy raczej doboru teczek i ich zakresów, a nie porządkowania akt po granicach spraw.
- "według symboli klasyfikacyjnych z wykazu akt" – symbole klasyfikacyjne służą do oznaczania i grupowania dokumentacji (np. teczek) w systemie klasyfikacji, ale nie są zasadą układania kolejnych pism w jednej teczce spraw.
- "w układzie strukturalno-rzeczowym" – to podejście kojarzy się z porządkowaniem według struktury organizacyjnej i rzeczowej, co nie odpowiada praktyce układania dokumentów w teczce spraw w systemie bezdziennikowym.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawia się "bezdziennikowy" i "wewnątrz teczek", szukaj odpowiedzi, która odwołuje się do spraw oraz chronologii w ramach sprawy, a nie do symboli klasyfikacyjnych czy układów organizacyjnych.
