Przekazanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego wymaga takiego przygotowania dokumentów, aby archiwum przejmujące mogło jednoznacznie zidentyfikować zawartość przekazania i aby materiały nie uległy uszkodzeniu. Dlatego poprawne działanie obejmuje trzy kluczowe elementy: opis, uporządkowanie oraz zabezpieczenie.
Odpowiedź "Sporządzić opis dokumentów, uporządkować je chronologicznie i zabezpieczyć przed uszkodzeniami." jest właściwa, ponieważ:
- Opis/spis pozwala stwierdzić, co dokładnie jest przekazywane (ułatwia kontrolę kompletności i późniejsze wyszukiwanie).
- Uporządkowanie (tu: chronologiczne) porządkuje materiał i zmniejsza ryzyko błędów w identyfikacji jednostek archiwalnych; w praktyce porządkowanie może też wynikać z przyjętego układu akt.
- Zabezpieczenie chroni dokumenty przed uszkodzeniami mechanicznymi, zabrudzeniem czy zagnieceniem w czasie transportu i magazynowania.
Pozostałe propozycje są niepoprawne, bo prowadzą do utraty zasobu lub uniemożliwiają prawidłowe przejęcie:
- "Spalić wszystkie dokumenty, które nie są już potrzebne." – niszczenie dokumentów bez właściwej procedury jest sprzeczne z zasadą ochrony zasobu i może oznaczać bezpowrotną utratę materiałów o wartości archiwalnej.
- "Przekazać wszystkie dokumenty bez sortowania lub opisywania." – brak porządku i opisu utrudnia weryfikację przekazania, identyfikację jednostek i późniejsze opracowanie; zwiększa ryzyko odrzucenia przekazania lub konieczności kosztownych poprawek.
- "Wyrzucić wszystkie dokumenty, które nie są już potrzebne." – wyrzucenie jest niekontrolowaną formą zniszczenia, stwarza też ryzyko naruszenia ochrony informacji oraz utraty materiałów archiwalnych.
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o przekazanie do archiwum szukaj odpowiedzi zawierających elementy typu: spis/opis, uporządkowanie, kompletność oraz zabezpieczenie materiałów. Opcje sugerujące "wyrzucenie/spalenie" są zazwyczaj sygnałem rażącego naruszenia zasad postępowania z dokumentacją.
