W opisie teczki aktowej przed przekazaniem do archiwum zakładowego komórka przekazująca wpisuje informacje identyfikujące teczkę w układzie kancelaryjnym oraz pochodzenie akt. Typowo są to:
- tytuł teczki – określa zawartość merytoryczną,
- znak teczki – wynika z klasyfikacji (np. z wykazu akt) i porządku kancelaryjnego,
- nazwa komórki organizacyjnej – wskazuje wytwórcę/posiadacza dokumentacji.
Sygnatura archiwalna pełni inną funkcję niż znak teczki: jest identyfikatorem nadawanym w ewidencji archiwum zakładowego, często powiązanym z układem magazynowym lub numeracją jednostek archiwalnych. Z tego powodu komórka przekazująca nie umieszcza jej "z góry", bo sygnatura powstaje w momencie przyjęcia i zarejestrowania dokumentacji w archiwum.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Tytuł teczki jest podstawą rozpoznania zawartości i powinien być wpisany przed przekazaniem.
- Znak teczki wiąże teczkę z klasyfikacją akt i jest nadawany w toku prowadzenia spraw w komórce, nie dopiero w archiwum.
- Nazwa komórki organizacyjnej jest potrzebna do ustalenia pochodzenia dokumentacji i odpowiedzialności za jej wytworzenie.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w odpowiedziach pojawiają się jednocześnie "znak teczki" i "sygnatura archiwalna", najpierw rozdziel je funkcjonalnie: znak = kancelaria/klasyfikacja, sygnatura = ewidencja archiwum i lokalizacja po przyjęciu.
