Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA2 - TEST WIEDZY NR 3



PYTANIE NR 14.
Przygotowujesz spis materiałów archiwalnych. Poniżej znajduje się tabela z przykładowymi wpisami. Który z wpisów jest niepoprawny?
Numer porządkowy Tytuł aktu Data powstania Czas przechowywania
1 Umowa o pracę 2020-01-01 50 lat
2 Raport roczny 2019-12-31 5 lat
3 Protokół z posiedzenia 10 lat
4 Faktura VAT 2021-06-30 5 lat
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Niepoprawny jest wpis "Wpis numer 3", ponieważ w polu "Data powstania" pozostawiono pustą wartość.
W spisie materiałów archiwalnych podstawowe pola identyfikujące dokumentację powinny być uzupełnione, aby możliwe było jej wyszukanie i prawidłowe ewidencjonowanie.

Pełne wyjaśnienie:

W spisie materiałów archiwalnych każdy wiersz powinien zawierać komplet danych pozwalających jednoznacznie zidentyfikować dokumentację. Jednym z kluczowych elementów jest data powstania, ponieważ wspiera wyszukiwanie, porządkowanie chronologiczne oraz ocenę cyklu życia dokumentacji.

Odpowiedź "Wpis numer 3" jest poprawna, bo w tym wierszu pole "Data powstania" jest puste. Taki brak oznacza, że wpis jest niekompletny i nie spełnia podstawowych wymagań ewidencyjnych dla spisu.

Pozostałe wpisy zawierają uzupełnioną datę powstania, więc na poziomie formalnej kompletności danych nie wykazują analogicznego błędu:

  • "Wpis numer 1" ma podany tytuł, datę i czas przechowywania, więc jest kompletny formalnie.
  • "Wpis numer 2" również posiada wszystkie pola, co czyni go poprawnym formalnie.
  • "Wpis numer 4" także zawiera komplet informacji w kolumnach.

Warto pamiętać, że w praktyce archiwalnej można dodatkowo oceniać poprawność merytoryczną (np. adekwatność okresu przechowywania do rodzaju dokumentu). Jednak w tej tabeli jedynym jednoznacznym uchybieniem widocznym bez dodatkowych założeń jest brak daty w jednym wierszu, dlatego wskazanie tego wpisu jest najbardziej uzasadnione.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co to jest spis materiałów archiwalnych i do czego służy?
Spis materiałów archiwalnych to zestawienie pozycji dokumentacji opisanych podstawowymi danymi (np. tytuł, daty, okres przechowywania). Służy do ewidencji, wyszukiwania, kontroli kompletności przekazywanej dokumentacji oraz do czynności archiwalnych, takich jak porządkowanie i ocena dalszego postępowania.
Dlaczego data powstania jest ważna w spisie archiwalnym?
Data powstania pozwala identyfikować dokumentację w czasie, porządkować ją chronologicznie i szybciej wyszukiwać. Ułatwia też ocenę cyklu życia dokumentu (np. kiedy mógłby upłynąć okres przechowywania). Brak daty osłabia wartość ewidencyjną spisu i utrudnia kontrolę zasobu.
Jakie pola wpisu w spisie muszą być uzupełnione, żeby był poprawny?
Zależy to od wzoru spisu, ale co do zasady wpis powinien zawierać dane identyfikujące pozycję: numer porządkowy, tytuł/rodzaj dokumentacji, datę lub zakres dat oraz informację o czasie przechowywania/kategorii. Najczęstszym błędem formalnym jest pozostawienie pustego pola kluczowego dla identyfikacji.
Jak rozpoznać niepoprawny wpis w tabeli na egzaminie?
Najpierw sprawdź kompletność: czy każde pole w wierszu jest wypełnione, czy daty mają spójny format i czy wpisy nie zawierają oczywistych braków. Dopiero potem oceniaj sens merytoryczny (np. czy okres przechowywania pasuje do typu dokumentu), jeśli pytanie wymaga takiej wiedzy.
Czy pustą datę w spisie można zastąpić inną informacją?
Jeżeli dokładna data nie jest znana, w praktyce stosuje się rozwiązania zależne od przyjętych zasad (np. podanie roku, zakresu dat lub uwagi wyjaśniającej). Na egzaminie, gdy w tabeli jedno pole jest puste bez komentarza, zwykle oznacza to błąd formalny wpisu.
Jakie błędy najczęściej pojawiają się w spisach zdawczo-odbiorczych?
Częste błędy to: brak daty lub zakresu dat, niejednolity format zapisu dat, nieprecyzyjny tytuł jednostki, pominięcie informacji o okresie przechowywania oraz niespójna numeracja. W efekcie rośnie ryzyko trudności w wyszukiwaniu i błędów w dalszym postępowaniu z dokumentacją.
Czy "czas przechowywania" zawsze da się ocenić bez przepisów i wykazu akt?
Nie zawsze. Ocena okresu przechowywania bywa zależna od przyjętych wykazów akt i zasad w danej organizacji. Dlatego w zadaniach egzaminacyjnych czasem łatwiej wskazać błąd formalny (np. brak danych) niż rozstrzygać spór o właściwy okres retencji bez dodatkowych informacji.
Jak odróżnić błąd formalny od błędu merytorycznego w spisie?
Błąd formalny dotyczy kompletności i poprawności zapisu (np. puste pole, brak numeru, nieczytelna data). Błąd merytoryczny dotyczy treści, np. niewłaściwego okresu przechowywania dla danego typu dokumentu. Na egzaminie zwracaj uwagę, co dokładnie jest pytane: "niepoprawny wpis" często oznacza błąd formalny widoczny w danych.
Kiedy w spisie podaje się konkretną datę, a kiedy zakres dat?
Gdy pozycja dotyczy pojedynczego dokumentu lub zdarzenia, zwykle podaje się konkretną datę. Gdy obejmuje teczkę lub zbiór dokumentów z dłuższego okresu, częściej podaje się zakres (np. lata). Dokładny sposób zależy od przyjętego wzoru ewidencji i zasad porządkowania dokumentacji.
Jak przygotować się do pytań o spisy i ewidencję na egzamin technika archiwisty?
Ćwicz czytanie tabel i wykrywanie braków w metadanych (daty, tytuły, numeracja). Utrwal, jakie elementy opisu są kluczowe dla identyfikacji jednostki archiwalnej. Pracuj na przykładowych spisach oraz ucz się rozróżniać błąd formalny od merytorycznego, bo to częsty schemat zadań.
info

To pytanie poprawnie rozwiązuje 80% zdających egzamin. średnio łatwe

Materiały:

  • Instrukcje kancelaryjne i instrukcje archiwalne obowiązujące w jednostce (materiały wewnętrzne)
  • Podręczniki/kompendia z zakresu archiwistyki zakładowej dotyczące spisów i ewidencji
  • Materiały szkoleniowe z obsługi EZD (w zakresie metadanych i rejestrów)
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 31.03.2026



Aktualizacja pytania: 31.03.2026
📡 Brak połączenia internetowego