Jeżeli pobyt gościa został wykupiony przez biuro podróży (czyli rozliczenie odbywa się z pośrednikiem), recepcjonista podczas meldowania powinien uzyskać dokument, który stanowi podstawę realizacji świadczeń w hotelu. Taki dokument wskazuje, że rezerwacja jest agencyjna oraz jakie elementy pobytu zostały zamówione (np. liczba nocy, typ pokoju, zakres wyżywienia, ewentualne usługi dodatkowe).
Odpowiedź "o skierowanie na pobyt, wystawione przez biuro podróży" jest właściwa, bo to dokument operacyjny używany w praktyce recepcji do potwierdzenia, że hotel ma zrealizować pobyt na warunkach uzgodnionych z biurem. Ułatwia to zarówno prawidłowe zameldowanie, jak i późniejsze rozliczenie świadczeń.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe:
- "o potwierdzenie przelewu za zamówione usługi" – jest dokumentem stricte płatniczym i nie zawsze pokazuje, jakie świadczenia obejmuje pobyt oraz kto jest stroną rozliczenia. Może też dotyczyć innej transakcji lub nie potwierdzać zakresu usług.
- "o dowód wpłaty KP, wystawiony przez biuro podróży" – KP jest dokumentem kasowym, typowym dla rozliczeń gotówkowych w kasie. Nie jest standardowym dokumentem recepcyjnym do potwierdzania zakresu świadczeń hotelowych dla pobytu agencyjnego.
- "o umowę o świadczenie usług turystycznych" – reguluje relację klient–biuro podróży (warunki imprezy turystycznej), ale dla recepcji kluczowy jest dokument realizacyjny/rezerwacyjny opisujący świadczenia w hotelu.
Wskazówka egzaminacyjna: w check-in rozróżniaj dokument uprawniający do pobytu od dokumentu finansowego. Recepcja potrzebuje przede wszystkim podstawy do wydania klucza i naliczenia/rozliczenia usług zgodnie z rezerwacją agencyjną.
