W indeksie rzeczowym celem jest umożliwienie szybkiego odnalezienia zagadnienia w tekście. Dlatego hasło indeksowe nie powinno wyglądać jak tytuł rozdziału ani opisowe zdanie, lecz jak uporządkowany zapis pojęcia.
Poprawne hasło "Książki - Historia - Polska - XX wiek" ma czytelną konstrukcję: hasło główne ("Książki") oraz kolejne człony uszczegóławiające (historia, obszar geograficzny, okres). Taki układ ułatwia konsekwentne grupowanie podobnych haseł i tworzenie indeksu, w którym czytelnik trafia od pojęcia ogólnego do coraz bardziej szczegółowych zakresów.
Odpowiedź "Historia Polski w XX wieku" jest typowa dla tytułu lub frazy opisowej. W indeksie takie sformułowania są mniej użyteczne, bo nie zapewniają stałej, powtarzalnej struktury i utrudniają łączenie pokrewnych haseł (np. różnych typów historii lub różnych tematów w Polsce w tym samym okresie).
Opcje "Polska, Książki, Historia, XX wiek" oraz "XX wiek, Polska, Historia, Książki" przypominają listę słów kluczowych oddzielonych przecinkami. Taki zapis nie wskazuje relacji nadrzędność–podrzędność między pojęciami. W praktyce indeksowania prowadzi to do niespójności: raz na pierwszym miejscu pojawia się czas, innym razem miejsce, a czytelnik nie ma jednego, przewidywalnego punktu wejścia.
Wskazówka egzaminacyjna: jeżeli wśród odpowiedzi jedna ma postać hasła głównego z kolejnymi doprecyzowaniami, a inne są zdaniami lub luźnymi listami, to najczęściej właśnie ta pierwsza odpowiada konwencji haseł indeksowych.
