Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA6 - STYCZEŃ 2021



PYTANIE NR 19.
Rejestrowanie pism wpływających do jednostki i wysyłanych z jednostki organizacyjnej w oddzielnych dziennikach korespondencyjnych jest charakterystyczne dla systemu kancelaryjnego
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
System dwudziennikowy polega na prowadzeniu dwóch odrębnych dzienników korespondencyjnych: jednego dla pism wpływających i drugiego dla pism wysyłanych. Skoro w treści wskazano rejestrowanie w oddzielnych dziennikach, odpowiada temu właśnie rozwiązanie dwudziennikowe.

Pełne wyjaśnienie:

W pracy kancelaryjnej kluczowe jest rozróżnienie sposobów rejestrowania korespondencji. Pytanie opisuje sytuację, w której pisma wpływające do jednostki oraz pisma wysyłane z jednostki są wpisywane do oddzielnych dzienników korespondencyjnych.

Takie rozwiązanie jest charakterystyczne dla odpowiedzi "dwudziennikowego", ponieważ nazwa wskazuje na istnienie dwóch dzienników (rejestrów): osobno dla wpływów i osobno dla wysyłki. Dzięki temu łatwiej kontrolować dwie różne "ścieżki" obiegu dokumentów (przychodzącą i wychodzącą) oraz szybciej wyszukiwać wpisy w odpowiednim rejestrze.

Pozostałe odpowiedzi nie pasują do opisu:

  • "jednodziennikowego" – sugeruje prowadzenie jednego dziennika, a więc brak rozdzielenia na dwa osobne rejestry, które wprost wskazano w treści pytania.
  • "bezdziennikowego" – nazwa wskazuje na brak prowadzenia dziennika korespondencyjnego; w pytaniu dzienniki są prowadzone, i to nawet dwa, więc to nie jest zgodne z opisem.
  • "mieszanego" – oznacza łączenie różnych sposobów rejestracji/porządkowania dokumentów; samo stwierdzenie o dwóch oddzielnych dziennikach (wpływy i wysyłka) nie jest typową definicją systemu mieszanego.

Na egzaminie warto zapamiętać prostą wskazówkę: "dwa kierunki korespondencji + dwa oddzielne dzienniki = system dwudziennikowy". Wtedy łatwo powiązać opis organizacji rejestracji z nazwą systemu.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co to jest system kancelaryjny dwudziennikowy?
To sposób rejestrowania korespondencji, w którym prowadzi się dwa oddzielne dzienniki: jeden dla pism wpływających, a drugi dla pism wysyłanych. Ułatwia to porządkowanie dokumentów i kontrolę, czy każda przesyłka została poprawnie zarejestrowana.
Jak rozpoznać, że opis dotyczy systemu dwudziennikowego?
Wystarczy wypatrzyć informację o dwóch osobnych rejestrach (dziennikach) oraz o rozdzieleniu na korespondencję przychodzącą i wychodzącą. Taki podział jest kluczową cechą systemu dwudziennikowego.
Dlaczego system jednodziennikowy nie pasuje do dwóch dzienników korespondencji?
"Jednodziennikowy" z definicji opiera się na jednym dzienniku korespondencyjnym. Jeśli w opisie pojawiają się oddzielne dzienniki dla wpływów i wysyłki, to znaczy, że nie jest to rozwiązanie jednodziennikowe.
Co oznacza określenie "bezdziennikowy" w kancelarii?
Określenie "bezdziennikowy" sugeruje, że korespondencji nie prowadzi się w formie dziennika korespondencyjnego (rejestru dziennikowego). W pytaniach egzaminacyjnych zwykle przeciwstawia się je systemom, w których dzienniki są podstawowym narzędziem ewidencji.
Jakie są zalety prowadzenia osobnych dzienników wpływów i wysyłki?
Najczęściej chodzi o przejrzystość: szybciej wyszukuje się wpisy, łatwiej kontroluje kompletność dokumentów oraz rozdziela odpowiedzialność w sekretariacie. Dodatkowo porządek rejestracji poprawia raportowanie i ułatwia sprawdzanie terminowości.
Czy w systemie dwudziennikowym pismo może trafić do złego dziennika?
Tak, to typowy błąd praktyczny: pismo wychodzące wpisane do rejestru wpływów (lub odwrotnie) utrudnia późniejsze odnalezienie dokumentu. Dlatego w pracy biurowej ważne jest rozpoznanie kierunku korespondencji przed rejestracją.
Jakie błędy najczęściej popełnia się przy rozróżnianiu systemów kancelaryjnych?
Często myli się nazwy: "jednodziennikowy" i "dwudziennikowy", bo brzmią podobnie. Drugi błąd to wybór "bezdziennikowego" mimo że w treści mowa o dziennikach. Pomaga skupienie się na liczbie rejestrów i ich przeznaczeniu.
Jak przygotować się do pytań o rejestrację korespondencji na EKA.6?
Ucz się przez skojarzenia i ćwiczenia: przygotuj przykładowe pisma przychodzące i wychodzące, a potem zdecyduj, do jakiego rejestru trafią. Do tego opanuj definicje nazw systemów (jednodziennikowy, dwudziennikowy, bezdziennikowy, mieszany).
Kiedy w praktyce sekretariatu prowadzi się dziennik korespondencyjny?
Dziennik korespondencyjny prowadzi się wtedy, gdy organizacja pracy zakłada formalną ewidencję pism (wpływających i/lub wysyłanych). W zależności od przyjętego systemu może to być jeden rejestr albo dwa osobne rejestry dla różnych rodzajów korespondencji.
Jak odróżnić system mieszany od dwudziennikowego w pytaniach testowych?
System dwudziennikowy jest opisany prosto: dwa dzienniki (wpływy i wysyłka). "Mieszany" zwykle sugeruje połączenie różnych metod ewidencji/porządkowania, a nie tylko rozdzielenie korespondencji na dwa rejestry. Szukaj w treści sygnałów "łączenia" metod.
info

To pytanie poprawnie rozwiązuje 50% zdających egzamin. trudne

Specjaliści zwracają uwagę: "System dwudziennikowy polega na prowadzeniu dwóch odrębnych dzienników korespondencyjnych: jednego dla pism wpływających i drugiego dla pism wysyłanych."

Materiały:

  • Materiały dydaktyczne z zarządzania dokumentacją i kancelarii (systemy kancelaryjne, rejestracja pism)
  • Instrukcje kancelaryjne stosowane w jednostkach (szkolne/urzędowe procedury obiegu dokumentów) – do analizy pojęć
  • Ćwiczenia praktyczne: prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej na przykładach pism
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 31.03.2026



Aktualizacja pytania: 31.03.2026
📡 Brak połączenia internetowego