Rzeczowy wykaz akt służy do klasyfikowania dokumentacji według spraw i funkcji oraz do jej kwalifikowania (czyli przypisania kategorii archiwalnej i zasad przechowywania). Dlatego rubryki wykazu muszą opisywać klasę rzeczową w sposób jednoznaczny.
Poprawny zestaw rubryk obejmuje: symbol klasyfikacyjny (czyli oznaczenie klasy, które pozwala przypisać dokument do właściwej teczki), hasło klasyfikacyjne (nazwę/tytuł klasy rzeczowej, opisującą zakres spraw), kategorie archiwalne (informację o wartości archiwalnej i czasie przechowywania) oraz uwagi (miejsce na doprecyzowania, wyjątki, odwołania organizacyjne lub instrukcyjne).
Odpowiedzi zawierające symbol komórek organizacyjnych są nietrafne, ponieważ wykaz akt jest narzędziem porządkującym sprawy i rodzaje dokumentacji, a nie strukturę organizacyjną jednostki. Oznaczenie komórki może pojawiać się w innych elementach obiegu dokumentów lub w opisie teczek/spisach, ale nie stanowi podstawowej rubryki rzeczowego wykazu akt.
Niepełne zestawy (np. bez symbolu klasyfikacyjnego albo bez rubryki «uwagi») nie oddają w pełni funkcji wykazu: bez symbolu trudniej jednoznacznie kodować i porządkować teczki, a brak «uwag» ogranicza możliwość wprowadzenia potrzebnych doprecyzowań i wyjątków praktycznych.
- Wskazówka egzaminacyjna: w wykazie szukaj pary «symbol + hasło» (klasyfikacja) oraz «kategoria» (kwalifikacja) i dodatku w postaci «uwagi».
