W dowodach księgowych wyróżnia się m.in. błędy: formalne, merytoryczne oraz rachunkowe. Pytanie dotyczy dokumentu "Rozliczenie zaliczki", czyli sytuacji, w której pracownik pobrał środki pieniężne na określony cel (zakup materiałów), a następnie przedstawia dokumenty potwierdzające poniesione wydatki.
W przedstawionych danych kluczowe jest zestawienie kwot: pobrana zaliczka wynosi 220,00 zł, natomiast faktura opiewa na 184,50 zł brutto. Oznacza to, że wydatek jest niższy niż pobrana zaliczka, więc w rozliczeniu musi pojawić się prawidłowo wyliczona różnica (220,00 − 184,50), czyli kwota pozostała do zwrotu lub do rozliczenia w inny sposób zgodnie z procedurą jednostki. Jeżeli na dowodzie rozliczenia zaliczki wpisano błędną różnicę lub błędnie podsumowano kwoty, mamy do czynienia z błędem rachunkowym, ponieważ dotyczy on arytmetyki (sumowania/odejmowania).
Odpowiedź "Formalny" byłaby właściwa wtedy, gdyby dowód był niekompletny lub wadliwy pod względem wymaganych elementów (np. brak daty, numeru, podpisu, danych wystawcy/odbiorcy) albo zawierał inne uchybienia "techniczne" w formie dokumentu. W treści pytania nie wskazano jednak braków formalnych, a problem wynika z relacji liczbowej między zaliczką a fakturą.
Odpowiedź "Merytoryczny" dotyczy sytuacji, gdy dokument opisuje zdarzenie niezgodnie z rzeczywistością lub nieuzasadnione gospodarczo (np. zakup niezgodny z przeznaczeniem zaliczki, niewłaściwy przedmiot zakupu, błędna stawka/kwota wynikająca z niewłaściwych danych źródłowych). Tutaj źródłem kłopotu nie jest sens transakcji ani jej opis, tylko poprawność obliczeń w rozliczeniu.
Odpowiedź "Niewymagający korekty" jest nieprawidłowa, ponieważ rozliczenie zaliczki musi wykazywać prawidłowe wyliczenia, a różnica pomiędzy zaliczką a udokumentowanym wydatkiem wymaga poprawnego ujęcia (zwrot nadwyżki lub wskazanie kwoty do rozliczenia). Na egzaminie warto zapamiętać prostą zasadę: jeśli problem "wychodzi z liczb" (sumy, różnice, podsumowania), najczęściej chodzi o błąd rachunkowy.
