Skontrum dokumentacji oznacza kontrolę zasobu archiwum polegającą na porównaniu tego, co faktycznie znajduje się w archiwum (teczki, jednostki archiwalne), z tym, co wynika z ewidencji (np. spisów zdawczo-odbiorczych, rejestrów, wykazów). Celem jest wykrycie braków, nieprawidłowych przemieszczeń, błędów w oznaczeniach oraz potwierdzenie, że ewidencja odzwierciedla rzeczywisty stan dokumentacji.
Takie czynności kontrolne są elementem organizacji pracy archiwum zakładowego i z tego powodu są ujmowane w przepisach regulujących działalność archiwum w jednostce, czyli w instrukcji archiwalnej. Instrukcja archiwalna określa m.in. zasady przechowywania, ewidencjonowania, udostępniania i kontroli dokumentacji, a więc obejmuje obszar, do którego należy skontrum.
Pozostałe propozycje nie pasują zakresem:
- Regulamin obiegu dokumentacji finansowo-księgowej koncentruje się na dokumentach księgowych i ich obiegu w rachunkowości, a nie na czynnościach archiwalnych związanych z kontrolą całego zasobu.
- Instrukcja kancelaryjna dotyczy głównie tworzenia i obiegu dokumentacji w kancelarii (rejestrowanie spraw, znakowanie, obieg pism). Może odwoływać się do przekazywania akt do archiwum, ale terminologia i procedury stricte archiwalne są typowo rozwijane w instrukcji archiwalnej.
- Wytyczne dotyczące przeprowadzenia inwentaryzacji są zbyt ogólne i zwykle odnoszą się do inwentaryzacji majątku lub spisów kontrolnych w innych obszarach; nie stanowią standardowego dokumentu wprowadzającego archiwalny termin "skontrum" w jednostce.
Na egzaminie warto zapamiętać prostą zasadę: gdy pytanie dotyczy kontroli zasobu, ewidencji archiwum i czynności wykonywanych w archiwum zakładowym, najczęściej właściwym dokumentem jest instrukcja archiwalna, natomiast obieg pism i znakowanie spraw wiąże się głównie z instrukcją kancelaryjną.
