Skontrum zasobu archiwum jest kontrolą zgodności między tym, co faktycznie znajduje się w archiwum, a tym, co wynika z dokumentacji ewidencyjnej. Istotą jest więc fizyczne sprawdzenie jednostek (np. teczek, tomów, pudeł) i porównanie ich z odpowiednimi zapisami w środkach ewidencyjnych (np. wykazach, inwentarzach, rejestrach, kartotekach – w zależności od systemu ewidencji stosowanego w danej jednostce).
Dlatego odpowiedź "fizycznym porównaniu zasobu archiwalnego z właściwymi środkami ewidencyjnymi" oddaje sedno pojęcia: chodzi o sprawdzenie, czy ewidencja odpowiada rzeczywistości i czy rzeczywistość odpowiada ewidencji (czyli czy nie brakuje jednostek, czy nie ma błędów sygnatur, czy nie ma przestawień, pomyłek lokalizacji, nieuprawnionych ubytków).
Pozostałe propozycje opisują inne czynności archiwalne:
- "wydzieleniu akt na brakowanie" dotyczy selekcji dokumentacji i przygotowania do wybrakowania. To proces oceny przydatności i kategorii archiwalnej, a nie porównanie z ewidencją jako główny cel.
- "przepakowaniu dokumentacji kategorii A do bezkwasowych teczek" jest działaniem zabezpieczającym i porządkowym (ochrona materiałów), ale nie stanowi definicji skontrum. Może być wykonane niezależnie od kontroli ewidencji.
- "wykonaniu spisu akt z natury" przypomina inwentaryzację/spis, lecz w skontrum kluczowe jest porównanie z istniejącymi środkami ewidencyjnymi, a nie samo stworzenie listy jednostek. Spis "z natury" może być elementem prac pomocniczych, ale sam w sobie nie oddaje sensu skontrum.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w definicji pojawia się para "stan faktyczny + ewidencja", zwykle chodzi o czynność kontrolną (taką jak skontrum). Jeżeli pojawia się "brakowanie" lub "przepakowanie", to są to działania selekcyjne albo zabezpieczające, a nie weryfikacja zgodności zapisów z rzeczywistością.
