W trakcie skontrum porównuje się zapis ewidencyjny ze stanem faktycznym zasobu. Gdy stwierdzasz, że liczba dokumentów w kategorii "Umowy" nie zgadza się (jest 120 zamiast 100), najważniejsze jest zarejestrowanie i zgłoszenie rozbieżności. Odpowiedź "Zgłoś różnicę odpowiedniej osobie lub organowi" jest poprawna, bo uruchamia właściwą ścieżkę: weryfikację przyczyny, sporządzenie dokumentacji z kontroli oraz ewentualne działania naprawcze i dopiero potem korektę ewidencji.
Dlaczego pozostałe propozycje są błędne?
- "Zignoruj różnicę i kontynuuj skontrum" – ignorowanie rozbieżności podważa wiarygodność wyników skontrum. Różnica może wynikać np. z błędu w ewidencji, nieodnotowanego przybycia/ubytku, błędnej kwalifikacji dokumentów albo problemu z obiegiem akt i wymaga wyjaśnienia.
- "Zaktualizuj tabelę, zmieniając liczbę dokumentów … na 120" – sama liczba 120 może być prawidłowa, ale nie wolno jej wprowadzać "od ręki" bez ustalenia podstawy i bez zachowania formalności. Korekta ewidencji powinna być wynikiem udokumentowanego ustalenia (co i dlaczego się nie zgadza) oraz decyzji osoby uprawnionej w danej jednostce.
- "Zniszcz 20 dokumentów … aby dopasować do liczby w tabeli" – niszczenie dokumentacji w celu dopasowania do błędnego zapisu jest rażąco nieprawidłowe. Ubytek dokumentów wymaga legalnej procedury i dokumentowania, a nie "wyrównywania" stanu.
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o kontrolę zasobu i ewidencję najczęściej poprawna jest odpowiedź akcentująca zgłoszenie, protokołowanie i wyjaśnienie, a nie samowolne poprawki lub działania nieodwracalne. Najpierw ustala się przyczynę rozbieżności, potem wprowadza zmiany w zapisach w sposób kontrolowany.
