Warto szybko zebrać informacje (komunikaty przewoźnika i lotnisk), zaproponować alternatywy (zmiana terminu, trasy, przewoźnika lub środka transportu), udokumentować kontakt z klientem oraz wyjaśnić konsekwencje cenowe i organizacyjne. Kluczowe są: spokój, jasna komunikacja i priorytetyzacja spraw.