KWALIFIKACJA EKA2 - CZERWIEC 2022

Spis dokumentacji podlegającej brakowaniu jest narzędziem porządkującym i identyfikującym dokumentację niearchiwalną przeznaczoną do wycofania z zasobu jednostki. Jego rolą jest wskazanie, co ma zostać wybrakowane oraz umożliwienie jednoznacznego odnalezienia tych akt w archiwum zakładowym lub składnicy akt.

Dlatego w spisie pojawiają się informacje identyfikacyjne i porządkowe, takie jak:

• sygnatura archiwalna brakowanej dokumentacji (pozwala wskazać dokładne jednostki/pozycje w układzie archiwum),
• oznaczenie kancelaryjne (znak akt albo znak sprawy, jeżeli były stosowane) – wiąże dokumentację ze sposobem prowadzenia spraw w kancelarii,
• nazwa jednostki organizacyjnej/komórki, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana – ułatwia przypisanie odpowiedzialności i kontekstu wytworzenia.

Natomiast odpowiedź "informacji o stanie zachowania materiałów archiwalnych" nie pasuje do celu spisu brakowania z dwóch powodów:

• odnosi się wprost do materiałów archiwalnych, a brakowanie dotyczy dokumentacji niearchiwalnej (czyli nie tej kategorii),
• "stan zachowania" jest typowym elementem opisu, oceny konserwatorskiej lub ewidencji archiwaliów, ale nie jest kluczowym polem identyfikacyjnym w spisie przeznaczonym do procedury brakowania.

Pozostałe odpowiedzi są wiarygodne jako elementy spisu, bo pomagają zidentyfikować akta w systemie kancelaryjnym i archiwalnym oraz przypisać je do komórki organizacyjnej. W praktyce najczęstszy błąd polega na przenoszeniu wymagań z opisu materiałów archiwalnych na dokumentację niearchiwalną – warto zawsze sprawdzić, jakiej kategorii dokumentów dotyczy dana czynność.