Pytanie dotyczy formalnego wymogu w procedurze brakowania, czyli zniszczenia (po uzyskaniu zgody) dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej kategoriami B, BE i BC. Kluczowe jest tu rozumienie, że "spis dokumentacji" to wykaz jednostek aktowych/pozycji przewidzianych do brakowania, stanowiący podstawowy załącznik do wniosku kierowanego do archiwum państwowego.
Odpowiedź "3 spisy" jest poprawna w tym ujęciu, ponieważ procedura wymaga przygotowania spisów w liczbie pozwalającej na obsłużenie obiegu między stronami postępowania (jednostka organizacyjna oraz archiwum państwowe) i pozostawienie egzemplarzy w aktach sprawy. W praktyce liczba egzemplarzy wynika z potrzeby: złożenia spisu jako załącznika, prowadzenia oceny/akceptacji oraz archiwizacji dokumentacji postępowania po zakończeniu sprawy.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe:
- "1 spis" jest zwykle zbyt małą liczbą egzemplarzy na potrzeby obiegu i utrwalenia rozstrzygnięcia; w praktyce prowadziłoby to do braku kompletu w aktach sprawy po stronie jednostki lub organu.
- "2 spisy" bywa intuicyjną odpowiedzią (jak w korespondencji "w dwóch egzemplarzach"), ale nie odpowiada wymaganiu wskazanemu w tym pytaniu; często wynika z przenoszenia nawyków z innych procedur.
- "4 spisy" zawyża wymóg i może wynikać z błędnego założenia, że każda kategoria (B, BE, BC) wymaga osobnego kompletu egzemplarzy albo że trzeba przygotować dodatkowe kopie "na zapas".
Wskazówka egzaminacyjna: warto uczyć się procedur wraz z listą typowych załączników (wniosek, spisy, ewentualne opinie/uzasadnienia) oraz wymaganiami formalnymi (liczba egzemplarzy, podpisy, pieczęcie). To ogranicza błędy pamięciowe i mylenie podobnych trybów postępowania.
