W procedurze brakowania dokumentacji niearchiwalnej organ nadzoru (lub komórka archiwum zakładowego w jednostce) musi wiedzieć co dokładnie ma zostać wycofane z zasobu i zniszczone. Dlatego wymaganym, merytorycznym załącznikiem do wniosku jest zestawienie (spis) dokumentacji podlegającej brakowaniu. Taki spis porządkuje informacje o jednostkach aktowych i pozwala ocenić, czy dokumenty rzeczywiście mają status niearchiwalny oraz czy minęły okresy przechowywania wynikające z kwalifikacji.
Odpowiedź "Zestawienie dokumentacji podlegającej brakowaniu" jest poprawna, ponieważ bez tego załącznika wniosek jest niepełny: nie da się jednoznacznie wskazać zakresu brakowania ani zweryfikować, czy nie obejmuje ono materiałów, które powinny pozostać w zasobie.
Pozostałe propozycje są typowymi "pułapkami":
- "Kopia dowodu osobistego wnioskodawcy" bywa kojarzona z innymi sprawami urzędowymi, ale w procedurach archiwalnych kluczowa jest ewidencja akt, a nie identyfikacja osoby prywatnej dokumentem tożsamości.
- "Poświadczenie odbioru przesyłki kurierskiej" dotyczy logistyki doręczenia, nie zaś treści wniosku i nie zastępuje spisu akt.
- "Kopia umowy najmu lokalu…" odnosi się do warunków przechowywania, ale nie stanowi podstawy do oceny, jakie konkretne akta mają zostać zbrakowane.
Wskazówka egzaminacyjna: jeżeli pytanie dotyczy brakowania, szukaj odpowiedzi związanej z wykazem/spisem akt, kwalifikacją i identyfikacją dokumentacji, a nie z dokumentami personalnymi, lokalowymi czy przewozowymi.
