Przed skierowaniem do archiwum państwowego wniosku o zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej trzeba mieć pewność, co dokładnie podlega brakowaniu i w jakim stanie znajduje się zasób. Dlatego właściwą czynnością przygotowawczą jest przeprowadzenie inwentaryzacji dokumentacji (rozumianej jako ustalenie i uporządkowanie stanu posiadania oraz przygotowanie podstaw ewidencyjnych do dalszych działań).
Inwentaryzacja jest potrzebna, bo wniosek o brakowanie opiera się na rzetelnej informacji o jednostkach dokumentacji: co istnieje, w jakiej ilości, w jakich teczkach/seriach, oraz czy dokumentacja jest kompletna. Bez takiego rozpoznania łatwo o błędy: ujęcie w brakowaniu dokumentów, które powinny pozostać w zasobie, albo pominięcie części dokumentacji.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "Przekazanie dokumentacji do innego archiwum" dotyczy innego trybu postępowania (zmiany miejsca przechowywania lub przekazania), a nie przygotowania do wniosku o brakowanie.
- "Digitalizacja dokumentacji" może być czynnością wspierającą dostęp lub zabezpieczenie informacji, ale sama w sobie nie jest formalnym warunkiem poprzedzającym wniosek o zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.
- "Przekazanie dokumentacji do przechowywania w magazynie" to czynność organizacyjna związana z warunkami przechowywania, a nie element procedury uzyskania zgody na brakowanie.
Na egzaminie warto zapamiętać zasadę: najpierw rozpoznanie i ewidencja stanu dokumentacji, potem formalne wnioski i decyzje. Odpowiedzi "techniczne" (digitalizacja, magazynowanie) często brzmią wiarygodnie, ale zwykle nie są kluczowym wymogiem proceduralnym.
