Spis zdawczo-odbiorczy to narzędzie ewidencyjne używane przy przekazywaniu dokumentacji (akt) do archiwum zakładowego lub między jednostkami organizacyjnymi. Jego rolą jest uporządkowane wykazanie tego, co jest przekazywane: liczby pozycji, tytułów, zakresów dat, uwag oraz identyfikatorów potrzebnych do późniejszego odszukania materiałów.
Określenie "cyfrowych nośników danych" mówi o postaci zapisu (na jakim nośniku utrwalono informacje), ale nie zmienia funkcji samego spisu. Taki spis nadal jest częścią dokumentacji kancelaryjno-archiwalnej towarzyszącej przekazaniu akt, dlatego klasyfikuje się go jako dokumentację aktową.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi nie pasują?
- "Dokumentacji elektronicznej" – ta odpowiedź jest kusząca, bo "cyfrowe" kojarzy się z elektroniką. Jednak pytanie dotyczy rodzaju dokumentacji, jaką jest spis (formularz/wykaz przekazania), a nie tego, że obiektem przekazania mogą być pliki. Spis jest dokumentacją ewidencyjną w obiegu akt.
- "Dokumentacji audiowizualnej" – dotyczy materiałów takich jak nagrania dźwiękowe i filmowe. Sam spis nie jest materiałem audiowizualnym, tylko wykazem.
- "Dokumentacji kartograficznej" – obejmuje mapy, plany i podobne opracowania. Spis zdawczo-odbiorczy nie jest dokumentem kartograficznym, nawet jeśli wśród przekazywanych akt znajdują się mapy.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się spis, wykaz, rejestr, zwykle sprawdzana jest umiejętność rozpoznania dokumentacji ewidencyjnej/aktowej, a nie kategoria treściowa materiałów (np. film, mapa).
