Sygnatura archiwalna jest praktycznym oznaczeniem, które pozwala jednoznacznie wskazać konkretną jednostkę archiwalną w ewidencji i w magazynie. W rozwiązaniu opartym na spisie zdawczo-odbiorczym logika identyfikacji jest prosta: najpierw wskazuje się, w którym spisie dana jednostka została ujęta, a następnie pod jaką pozycją występuje w tym spisie.
Dlatego poprawne dokończenie zdania to: "numeru pozycji na tym spisie". Ten składnik jest naturalnym uzupełnieniem "numeru spisu zdawczo-odbiorczego", bo razem tworzą parę: spis + pozycja, co odpowiada sposobowi wyszukiwania wpisu w dokumencie ewidencyjnym.
Pozostałe propozycje są mylące, ponieważ dotyczą innych elementów opisu kancelaryjno-archiwalnego:
- "symbolu aktotwórcy" – odnosi się do oznaczeń podmiotu wytwarzającego akta lub do elementów identyfikujących twórcę, a nie do lokalizacji jednostki w spisie.
- "symbolu z rzeczowego wykazu akt" – jest to element klasyfikacji (porządkowania spraw/teczek według haseł i klas), a nie składowa sygnatury archiwalnej wynikającej z ewidencji spisowej.
- "numeru spisu w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych" – brzmi podobnie do numeru spisu, ale wprowadza dodatkowy poziom (wykaz wykazów), który nie jest typowym składnikiem samej sygnatury jednostki; sygnatura ma prowadzić bezpośrednio do spisu i pozycji.
W nauce do egzaminu warto zapamiętać zasadę: sygnatura identyfikuje jednostkę w ewidencji, a symbole z wykazów i oznaczenia twórców służą głównie do klasyfikacji i opisu kontekstu powstania akt.
