W opisanej sytuacji zobowiązanie wobec kontrahenta jest regulowane przez wpłatę gotówkową dokonaną przez dłużnika w banku (lub w placówce przyjmującej wpłaty) na rachunek bankowy wierzyciela. Kluczowe jest tu to, że operacja ma charakter bankowy: gotówka jest przyjmowana i księgowana na rachunku odbiorcy.
Dlatego właściwym dokumentem jest dowód wpłaty gotówkowej (potwierdzenie wpłaty). Taki dowód pełni funkcję dowodu księgowego: pokazuje kto wpłacił, na jaki rachunek, jaką kwotę i kiedy, co pozwala wiarygodnie rozliczyć należności/zobowiązania oraz uzgodnić zapisy z ruchem na rachunku bankowym.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi nie pasują:
- Polecenie księgowania to dokument używany do wprowadzenia zapisu do ksiąg (np. przeksięgowania, korekty, dekretacja), ale nie jest zewnętrznym potwierdzeniem, że wpłata faktycznie została dokonana.
- Czek rozrachunkowy jest instrumentem płatniczym wykorzystywanym w określonych rozliczeniach, lecz nie odpowiada sytuacji, w której dłużnik dokonuje zwykłej wpłaty gotówkowej na rachunek wierzyciela i potrzebne jest bankowe potwierdzenie wpłaty.
- Weksel własny jest papierem wartościowym, najczęściej zabezpieczeniem lub formą zobowiązania do zapłaty w przyszłości. Nie stanowi potwierdzenia wykonanej wpłaty gotówkowej na konto.
W praktyce księgowej dobór dokumentu zaczyna się od pytania: co realnie się wydarzyło? Jeśli zdarzeniem jest wpłata w banku, podstawą jest dokument bankowy potwierdzający wpłatę. Dopiero na jego podstawie sporządza się dekret i ujmuje operację w ewidencji rozrachunków.
