Kara umowna za nieterminową realizację dostawy wynika z zapisów umowy i ma charakter sankcyjny/odszkodowawczy. W praktyce księgowej jej naliczenie dokumentuje się notą księgową (często nazywaną notą obciążeniową). Taki dokument stanowi dowód księgowy spełniający wymagania formalne dowodów księgowych, m.in. określa strony, opis zdarzenia, kwotę oraz datę.
Kluczowe jest rozróżnienie, że kara umowna nie jest typową czynnością sprzedażową: nie stanowi dostawy towarów ani świadczenia usług, dlatego co do zasady nie dokumentuje się jej fakturą VAT. Wystawienie faktury dla kary umownej mogłoby prowadzić do nieprawidłowego rozliczenia podatku oraz konieczności późniejszych korekt.
Dlaczego pozostałe propozycje są nieprawidłowe?
- Monit to upomnienie o zaległej płatności (narzędzie windykacyjne). Może wspierać dochodzenie należności, ale nie jest typowym dowodem księgowym służącym do naliczenia kary.
- Faktura wewnętrzna (historycznie stosowana w określonych rozliczeniach) nie jest właściwym dokumentem do obciążenia kontrahenta karą umowną; kara nie jest "sprzedażą" w sensie fakturowania.
- Wezwanie do zapłaty to pismo przedsądowe/windykacyjne, które informuje o obowiązku zapłaty i wyznacza termin, ale nie zastępuje dowodu księgowego naliczającego karę zgodnie z umową.
W zadaniach egzaminacyjnych warto zapamiętać regułę: gdy zdarzenie jest poza klasyczną sprzedażą VAT (np. kary, odszkodowania, obciążenia umowne), typowym dokumentem jest nota księgowa.
