Sygnatura archiwalna to oznaczenie nadawane jednostce archiwalnej po to, aby można ją było zidentyfikować w ewidencji oraz odnaleźć w zasobie (np. w magazynie, na półce, w teczce/opakowaniu). W przypadku map, które nie są wszyte do akt, kluczowe jest powiązanie ich z właściwym miejscem w strukturze zasobu i z zapisami inwentarzowymi.
Odpowiedź "z numeru archiwum, ze skrótu nazwy zespołu i numeru pozycji inwentarzowej" jest poprawna, bo obejmuje trzy praktyczne funkcje sygnatury:
- Identyfikację jednostki w obrębie instytucji – numer archiwum (lub analogiczny identyfikator stosowany w danym archiwum) pomaga rozróżnić zasób i system oznaczeń.
- Przynależność zespołową – skrót nazwy zespołu wskazuje, do jakiego zespołu archiwalnego należy dana mapa (co jest istotne przy materiałach specjalnych przechowywanych oddzielnie).
- Odwołanie do ewidencji – numer pozycji inwentarzowej umożliwia bezpośrednie powiązanie z opisem w inwentarzu i kontrolę kompletności.
Pozostałe propozycje są typowymi "pułapkami":
- Warianty oparte na dacie przyjęcia lub dacie uporządkowania przesuwają akcent z identyfikacji ewidencyjnej na informację kancelaryjno-procesową. Daty mogą występować w opisie archiwalnym, ale nie muszą być elementem samej sygnatury.
- Wariant ze skrótem nazwy archiwum i numerem nabytku miesza sygnaturę jednostki z oznaczeniami przyjęć/akcesji. "Nabytek" służy innemu celowi (rejestracji wpływu), a sygnatura ma prowadzić do miejsca jednostki w zasobie i w inwentarzu.
Na egzaminie warto zapamiętać zasadę: sygnatura ma przede wszystkim prowadzić do zespołu i konkretnego wpisu inwentarzowego. Jeżeli w praktyce spotkasz inne schematy, wynikają one zwykle z lokalnych instrukcji ewidencji materiałów specjalnych.
