W sytuacji, gdy pracownik rozlicza zaliczkę pobraną na zakup materiałów biurowych, mogą wystąpić dwa podstawowe przypadki: wydatkowanie całości zaliczki albo zwrot części niewykorzystanej. Jeśli pojawia się zwrot niewydatkowanych środków, to dla jednostki jest to przyjęcie pieniędzy (wpłata) i musi być udokumentowane odpowiednim dowodem kasowym.
Dowód KP (kasa przyjmie) stosuje się do dokumentowania przyjęcia gotówki do kasy, np. wpłat od pracowników, zwrotów zaliczek czy innych wpływów gotówkowych. Dlatego w opisanej operacji właściwy jest właśnie KP.
Pozostałe propozycje są typowymi "pułapkami" wynikającymi z mylenia rodzaju dokumentu z samym faktem rozliczenia:
- "KW - kasa wypłaci" dotyczy wypłaty gotówki z kasy (np. wypłata zaliczki, zwrot kosztów, inne rozchody). Tu jednak mowa o wpłacie, czyli kierunek przepływu pieniędzy jest odwrotny.
- "WB - wyciąg bankowy" jest dowodem księgowym potwierdzającym operacje na rachunku bankowym. Będzie właściwy wtedy, gdy zwrot niewydatkowanej zaliczki nastąpi przelewem na rachunek bankowy, a nie gotówką do kasy.
- "LP - lista płac" służy dokumentowaniu naliczania i rozliczania wynagrodzeń oraz składników płacowych. Nie jest dowodem przyjęcia gotówki ani rozliczenia zaliczki na zakup materiałów.
W praktyce egzaminacyjnej warto zapamiętać prostą zasadę: KP = wpływ do kasy, KW = wypływ z kasy, a WB = operacje bankowe. Kluczowe jest odczytanie w treści, czy występuje "wpłata" czy "wypłata", oraz w jakiej formie (kasa czy bank).
