W administracji publicznej różne dokumenty mają różne funkcje. Jeżeli celem jest urzędowe poświadczenie faktów (np. że dana okoliczność figuruje w ewidencji) albo poświadczenie stanu prawnego (np. że z określonych danych wynika dany status), właściwą formą jest zaświadczenie. Taki dokument ma charakter potwierdzający: opiera się na posiadanych przez organ danych, rejestrach lub ewidencjach i nie polega na "rozstrzyganiu sporu", lecz na stwierdzeniu tego, co wynika z informacji pozostających w dyspozycji organu.
Odpowiedź "decyzję" nie pasuje do opisu, ponieważ decyzja administracyjna jest typową formą władczego rozstrzygnięcia sprawy (przyznanie prawa, nałożenie obowiązku, odmowa, umorzenie itp.). Jej istotą jest rozstrzygnięcie i ukształtowanie sytuacji prawnej strony, a nie samo potwierdzenie danych.
Odpowiedź "postanowienie" również jest nietrafna, bo postanowienie najczęściej dotyczy kwestii incydentalnych w toku sprawy (np. dotyczących przebiegu postępowania). Nie jest podstawową formą dokumentu służącą do urzędowego poświadczenia faktów lub stanu prawnego w rozumieniu typowych czynności urzędowych wobec klienta.
Odpowiedź "licencję" jest błędna, ponieważ licencja to nazwa stosowana dla określonych uprawnień w wybranych dziedzinach i nie pełni funkcji ogólnego dokumentu poświadczającego fakty lub stan prawny na potrzeby klienta urzędu. W praktyce egzaminacyjnej warto zapamiętać: gdy pytanie mówi o "poświadczeniu" – najczęściej chodzi o zaświadczenie; gdy o "rozstrzygnięciu" – o decyzję.
