Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA1 - PRÓBNY


PYTANIE NR 19.
W celu zabezpieczenia dokumentów stosuje się oznaczenia kategorii akt. Kategoria akt B5 oznacza dokumenty o wartości użytkowej dla danej jednostki organizacyjnej, których okres przechowywania wynosi
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Kategoria archiwalna B z liczbą oznacza dokumentację niearchiwalną, którą przechowuje się przez liczbę lat wskazaną w symbolu.
Dlatego oznaczenie "B5" interpretuje się jako obowiązek przechowywania dokumentów przez 5 lat (wartość użytkowa dla jednostki w tym czasie).

Pełne wyjaśnienie:

W praktyce kancelaryjno-archiwalnej jednostek administracji stosuje się kategorie archiwalne akt, które pomagają określić, jak długo dana dokumentacja ma być przechowywana oraz jaki jest jej dalszy los.

Symbol "B" odnosi się do dokumentacji o czasowej wartości użytkowej (czyli dokumentacji niearchiwalnej), a liczba dopisana do litery informuje o minimalnym okresie przechowywania w latach. Z tego powodu odpowiedź "5 lat." jest właściwa dla oznaczenia B5.

Dlaczego pozostałe odpowiedzi są błędne?

  • "8 lat." – byłoby prawidłowe dla kategorii B8, ale nie dla B5; błąd wynika z przypadkowego doboru liczby.
  • "10 lat." – często spotykany okres w praktyce (dla niektórych typów dokumentów), co może skłaniać do wyboru "na pamięć", ale nie wynika z symbolu B5.
  • "12 lat." – podobnie jak inne wartości, nie odpowiada liczbie w oznaczeniu B5; to typowy dystraktor na sprawdzenie, czy zdający rozumie zasadę "B + liczba lat".

Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o oznaczenia typu B2, B5, B10 kluczowe jest to, że liczba zwykle wskazuje okres przechowywania w latach. Dopiero w dalszej kolejności trzeba pamiętać, że szczegółowe zasady mogą zależeć od przyjętych w danej jednostce rozwiązań kancelaryjnych i wykazu akt.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co oznacza kategoria akt B5 w archiwum zakładowym?
Kategoria "B5" oznacza dokumentację niearchiwalną (czasową), którą należy przechowywać przez 5 lat. Liczba przy literze B wskazuje minimalny okres przechowywania w latach, po którym dokumentacja może być przeznaczona do dalszych czynności (np. brakowania) zgodnie z zasadami jednostki.
Jak odczytywać oznaczenia B2, B5, B10 na teczkach aktowych?
Oznaczenia z literą B i liczbą odczytuje się jako okres przechowywania w latach. Przykładowo B2 to 2 lata, B5 to 5 lat, a B10 to 10 lat. W zadaniach egzaminacyjnych zwykle sprawdza się właśnie tę prostą zasadę interpretacji symbolu.
Dlaczego w ogóle stosuje się kategorie archiwalne akt?
Kategorie archiwalne porządkują dokumentację i ułatwiają zarządzanie jej cyklem życia: od wytworzenia, przez przechowywanie, aż po decyzję o przekazaniu do archiwum lub wycofaniu z zasobu. Dzięki temu łatwiej planować miejsce, zabezpieczenia, terminy przeglądów oraz działania po upływie okresu przechowywania.
Czy kategoria B oznacza, że dokumenty można od razu wyrzucić?
Nie. Kategoria "B" nie oznacza natychmiastowego zniszczenia, tylko czasowe przechowywanie przez określony okres. Dopiero po jego upływie dokumentacja może być kwalifikowana do dalszych czynności, ale w praktyce wymaga to zachowania procedur obowiązujących w jednostce (np. przeglądu i formalnego zatwierdzenia).
Kiedy zaczyna się liczyć okres przechowywania dokumentacji B5?
Najczęściej okres przechowywania liczy się od momentu zakończenia sprawy lub zamknięcia teczki, a nie od daty pierwszego pisma. Na egzaminie zwykle nie wymaga się podawania szczegółowego sposobu liczenia, ale warto pamiętać o tej pułapce przy zadaniach praktycznych.
Jakie są najczęstsze błędy na egzaminie przy pytaniach o kategorię B5?
Najczęstsze błędy to: wybór "10 lat" z przyzwyczajenia (bo to częsty okres), mylenie kategorii archiwalnej z symbolem klasyfikacyjnym z wykazu akt oraz ignorowanie faktu, że liczba w B5 ma dosłowne znaczenie liczby lat. Pomaga reguła: B + liczba = lata.
Jak odróżnić kategorię A od kategorii B w dokumentacji urzędu?
Kategoria A oznacza dokumentację o trwałej wartości historycznej, która co do zasady podlega wieczystemu przechowywaniu i docelowo trafia do archiwum. Kategoria B oznacza dokumentację czasową, przechowywaną przez wskazany okres (np. 5 lat przy B5), po którym rozważa się dalsze czynności.
Czy każda jednostka administracji ma takie same okresy przechowywania jak B5?
W praktyce szczegółowe okresy przechowywania przypisuje się w wykazach akt i instrukcjach kancelaryjnych stosowanych w danej jednostce, więc mogą występować różnice dla różnych typów dokumentów. Jednak samo oznaczenie B5 jako symbol kategorii jest standardowo rozumiane jako 5-letni okres przechowywania.
Jakie dokumenty w administracji najczęściej mają kategorię B5?
To zależy od wykazu akt danej jednostki, ale często są to dokumenty o ograniczonej wartości użytkowej po kilku latach (np. część dokumentacji pomocniczej lub porządkowej). Na egzaminie kluczowa jest umiejętność odczytania symbolu i rozumienie, że okres przechowywania wynika z kategorii, a nie z intuicji.
Jak przygotować się do pytań o kategorie archiwalne na EKA.1?
Najlepiej opanować podstawowe znaczenia oznaczeń (A, B z liczbą, inne spotykane warianty), przećwiczyć krótkie testy z interpretacji symboli oraz wykonywać zadania praktyczne: opis teczki, dobór kategorii i ustalenie terminu przechowywania. Pomaga też własna tabela skojarzeń i powtórki w odstępach czasu.
info

To pytanie poprawnie rozwiązuje 59% zdających egzamin. średnie

Materiały:

  • Podręczniki z zakresu organizacji kancelarii i archiwum zakładowego dla administracji
  • Materiały szkoleniowe z instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt stosowanego w jednostkach
  • Notatki/ściągi: zestawienie kategorii A, B (z latami), BE, Bc i ich znaczeń
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 31.03.2026



Aktualizacja pytania: 31.03.2026
📡 Brak połączenia internetowego