W zadaniach z inwentaryzacji kluczowe jest poprawne rozpoznanie, czym jest niedobór. Niedobór występuje wtedy, gdy w spisie z natury (stan rzeczywisty) jest mniej towaru niż wynika z ewidencji (stan ewidencyjny). Dlatego najpierw wyznacza się różnicę ilościową dla każdej pozycji, zwykle jako: stan ewidencyjny minus stan rzeczywisty. Jeżeli wynik jest dodatni, oznacza to niedobór; jeżeli ujemny – nadwyżkę (która nie jest niedoborem).
Następny krok to przeliczenie niedoboru ilościowego na pieniądze. Robi się to, mnożąc niedobór (w sztukach/opakowaniach) przez cenę jednostkową z tabeli. Gdy tabela zawiera kilka asortymentów, wartość niedoboru łącznego otrzymuje się przez zsumowanie wartości niedoborów dla wszystkich pozycji, w których niedobór wystąpił.
Najczęstsze pułapki, które prowadzą do błędnych kwot, odpowiadają typowym błędom rachunkowym:
- wybranie kwoty odpowiadającej tylko jednej pozycji z tabeli (zamiast sumy),
- policzenie samej różnicy ilościowej i potraktowanie jej jak kwoty w złotych,
- pomnożenie przez niewłaściwą cenę (np. pomylenie ceny jednostkowej z wartością zapasu),
- uwzględnienie nadwyżek w "niedoborze" lub policzenie różnicy w złym kierunku.
Poprawna odpowiedź jest tą, która wynika z pełnego przejścia przez wszystkie opisane kroki dla danych z tabeli: obliczenia niedoborów ilościowych, przeliczenia ich na wartości i zsumowania.
