W praktyce kancelaryjnej po wpływie pisma do jednostki wykonuje się czynności, które pozwalają nadać mu dalszy bieg. Jedną z kluczowych jest dekretacja korespondencji, czyli wpisanie na dokumencie dyspozycji dotyczącej jego obiegu i załatwienia (np. do kogo ma trafić, kto ma przygotować odpowiedź, jakie działania należy podjąć).
Dlatego informacja umieszczona w wydzielonej ramce na piśmie (typowo w obrębie stempla wpływu lub pola adnotacji) służy właśnie do dekretacji korespondencji – ukierunkowania dokumentu na właściwą ścieżkę postępowania w organizacji.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Zarejestrowania w formularzu spisu spraw – spis spraw prowadzi się dla spraw w toku (pod znakiem sprawy). Sama adnotacja na wpływie nie jest równoznaczna z rejestracją sprawy w spisie; to inny etap i inny rejestr.
- Zarejestrowania pisma w dzienniku korespondencyjnym – rejestracja w dzienniku/ewidencji polega na wpisie do odpowiedniego rejestru (papierowego lub elektronicznego). Dekretacja natomiast to dyspozycja obiegowa, a nie czynność ewidencyjna.
- Skierowania pisma do wysyłki – wysyłka dotyczy korespondencji wychodzącej. Pytanie odnosi się do pisma, które wpłynęło do jednostki, więc celem ramki nie jest nadanie przesyłki, lecz przekazanie jej do załatwienia.
Wskazówka egzaminacyjna: jeżeli widzisz na piśmie pola typu "przekazać do…", "referent", "termin", "do wiadomości", to zwykle jest to właśnie dekretacja, a nie rejestracja czy wysyłka.
