Podczas gwarancyjnych prac serwisowych kluczowe jest udokumentowanie tego, co zostało wykonane: daty, zakresu czynności, użytych części, wyników testów oraz danych serwisanta. Taki zapis ma znaczenie dla użytkownika (ciągłość uprawnień gwarancyjnych) oraz dla serwisu (historia urządzenia i podstawa do kolejnej diagnostyki). Dlatego właściwym miejscem zapisu jest karta gwarancyjna (często wraz z protokołem serwisowym stanowiącym załącznik).
Odpowiedź "W instrukcji serwisowej" jest nieprawidłowa, ponieważ instrukcja opisuje jak wykonywać obsługę i naprawy (procedury, parametry, zalecenia), a nie służy jako rejestr konkretnych działań wykonanych u danego klienta w danym dniu.
Odpowiedź "Na fakturze za wykonaną pracę" także jest nieprawidłowa: faktura to dokument rozliczeniowy. Może wskazywać usługę i materiały, ale nie zastępuje ewidencji gwarancyjnej i zwykle nie zawiera pełnej historii serwisowej wymaganej do oceny ciągłości przeglądów lub napraw.
Odpowiedź "W dokumentacji techniczno-ruchowej" jest błędna, bo DTR (lub analogiczna dokumentacja techniczna) zawiera informacje konstrukcyjne i eksploatacyjne urządzenia, schematy, wymagania montażowe i warunki pracy. Nie jest to dokument przeznaczony do systematycznego wpisywania każdej czynności serwisowej wykonanej w ramach gwarancji.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie dotyczy pracy gwarancyjnej, najczęściej właściwy jest dokument gwarancyjny lub protokół przypisany do gwarancji, a nie dokumenty opisowe (instrukcje) ani księgowe (faktura).
