Kategoria archiwalna B3 oznacza, że dokumentacja jest niearchiwalna i ma być przechowywana przez 3 lata, a po upływie tego czasu może zostać wybrakowana (zniszczona) zgodnie z procedurą brakowania przyjętą w jednostce.
Kluczowe jest jak liczyć te 3 lata. W praktyce archiwalnej najczęściej przyjmuje się liczenie w pełnych latach kalendarzowych, liczonych po roku wytworzenia (lub po roku zakończenia sprawy/teczki). Oznacza to, że dokumenty wytworzone w 2010 r. "pracują" w systemie retencji od kolejnego pełnego roku, a trzy lata retencji obejmują lata: 2011, 2012 i 2013. Dopiero po upływie całego 2013 r. można uznać, że minimalny okres przechowywania został spełniony, więc najwcześniejszym rokiem brakowania jest 2014.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są błędne?
- 2011 – to byłby brak zachowania okresu B3; dokumentacja miałaby mniej niż wymagane 3 lata przechowywania.
- 2012 – nadal nie upływają 3 pełne lata retencji (brak pełnego kompletu lat po roku wytworzenia).
- 2013 – częsty błąd wynika z mechanicznego dodania "2010 + 3", ale to wskazuje dopiero trzeci rok retencji; realna możliwość brakowania pojawia się po jego zakończeniu, czyli w roku następnym.
Wskazówka egzaminacyjna: przy kategoriach B z liczbą lat najpierw ustal rok wytworzenia/zamknięcia, potem policz pełne lata retencji i dopiero wybierz pierwszy rok, w którym okres jest już zakończony. To ogranicza pomyłki o jeden rok.
