Dowód z przesłuchania świadków jest czynnością procesową, przy której strona postępowania powinna mieć zapewnioną realną możliwość udziału. Z praktycznego punktu widzenia oznacza to, że organ nie może "zaskakiwać" stron terminem przesłuchania – musi wcześniej poinformować o miejscu i czasie tej czynności.
Dlaczego zawiadomienie jest ważne? Obecność strony (lub jej pełnomocnika) umożliwia m.in. zadawanie pytań za pośrednictwem organu, reagowanie na nieścisłości, składanie oświadczeń i wniosków dowodowych oraz kontrolę prawidłowości protokołowania. Nawet jeśli dowód może zostać przeprowadzony pod nieobecność strony, nie znosi to obowiązku wcześniejszego zawiadomienia – to dwa różne zagadnienia: możliwość dokonania czynności oraz gwarancje procesowe strony.
Odpowiedź "Tak, przynajmniej na 7 dni przed terminem" odzwierciedla założenie, że ustawodawca przewiduje minimalny termin, który ma zapewnić stronie czas na przygotowanie się i dojazd, a organowi na sprawną organizację czynności (wezwanie świadka, przygotowanie sali, protokolanta). Terminy typu "21 dni" są typowym myleniem z innymi procedurami lub intuicyjnym zawyżaniem, ale nie wynikają automatycznie z samej idei zawiadomienia.
Stwierdzenie, że "nie trzeba zawiadamiać, bo strona może później przeczytać zeznania", jest błędne: dostęp do akt nie zastępuje prawa do udziału w czynności dowodowej. Również argument "nieobecność strony nie stanowi przeszkody" nie uzasadnia braku zawiadomienia – brak przeszkody oznacza jedynie, że czynność może dojść do skutku, jeśli strona nie przyjdzie mimo prawidłowego powiadomienia.
W nauce do egzaminu warto zapamiętać rozróżnienie: obowiązek zawiadomienia dotyczy ochrony praw strony, a skutek nieobecności dotyczy tego, czy organ może przeprowadzić dowód mimo braku udziału strony. Zawsze należy też sprawdzać aktualne brzmienie przepisów proceduralnych, bo detale terminów mogą ulegać zmianom.
