W sytuacji likwidacji instytucji (jednostki organizacyjnej) szczególnie ważne jest, aby osoba przejmująca odpowiedzialność za jej sprawy mogła szybko ocenić stan dokumentacji i ryzyka związane z jej utratą lub chaosem ewidencyjnym. Dlatego prawidłowa informacja dla syndyka lub likwidatora dotyczy stanu uporządkowania oraz ewidencji dokumentacji znajdującej się w archiwum. To właśnie te elementy pokazują, czy akta są ułożone zgodnie z zasadami, czy można je odnaleźć oraz czy istnieje wiarygodny wykaz/spis pozwalający kontrolować kompletność zasobu.
Odpowiedź "o stanie osobowym archiwum zakładowego" jest nieadekwatna, bo liczba pracowników lub obsada stanowisk nie przesądza o tym, czy dokumentacja jest przygotowana do przejęcia. Przy likwidacji liczy się przede wszystkim stan akt, a nie struktura zatrudnienia.
Odpowiedź "o warunkach przechowywania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwum" dotyczy ważnego obszaru (bezpieczeństwa przechowywania), ale nie jest kluczowym, podstawowym komunikatem pozwalającym przejąć dokumentację i zarządzać nią po likwidacji. Warunki przechowywania mogą być oceniane i poprawiane, natomiast brak ewidencji i nieuporządkowanie uniemożliwiają nawet ustalenie, co dokładnie istnieje w zasobie.
Odpowiedź "o obowiązujących w likwidowanej jednostce przepisach kancelaryjnych i archiwalnych" również brzmi formalnie, ale w praktyce nie zastępuje wiedzy o tym, w jakim realnym stanie są akta. Same przepisy nie informują, czy były stosowane oraz czy dokumentacja jest kompletna, opisana i możliwa do przekazania.
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o likwidację jednostki szukaj odpowiedzi odnoszących się do porządkowania, ewidencjonowania i przekazywania odpowiedzialności za dokumentację. To są czynności "pierwszej potrzeby", bez których nie da się bezpiecznie kontynuować pracy z aktami.
