W korespondencji biurowej zdarza się, że identyczne pismo ma zostać wysłane do kilku adresatów (np. do kilku jednostek organizacyjnych lub instytucji). W takiej sytuacji nie zawsze wpisuje się wszystkich odbiorców w jednym miejscu, bo mogłoby to zaburzyć czytelny układ pisma.
Poprawne rozwiązanie polega na tym, że w polu adresowym umieszcza się zwięzłą informację typu "wg rozdzielnika". Taki zapis sygnalizuje, że adresaci są wskazani w osobnej części dokumentu. Następnie rozdzielnik, czyli lista odbiorców (czasem także liczba egzemplarzy lub wskazanie komórek organizacyjnych), podaje się w informacjach dodatkowych. Dzięki temu adresowanie pozostaje przejrzyste, a jednocześnie wiadomo dokładnie, kto powinien otrzymać pismo.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są niepoprawne?
- Odpowiedzi z frazą "Do wiadomości" nie są równoważne rozdzielnikowi. Taki zwrot bywa kojarzony z informacją o kopiach/odbiorcach dodatkowych, ale nie zastępuje zasady wskazania, że adresaci wynikają z rozdzielnika, zwłaszcza gdy mowa o formalnym układzie pisma.
- Warianty mówiące, że rozdzielnik umieszcza się pod polem adresowym, wprowadzają w błąd co do miejsca tej części pisma. Rozdzielnik jest elementem uzupełniającym, który typowo lokuje się w części dodatkowej dokumentu, aby nie mieszać go z podstawowym adresem.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy widzisz pytanie o wiele identycznych adresatów, szukaj rozwiązania rozdzielającego krótką wzmiankę w polu adresowym od pełnej listy w informacji dodatkowej. To częsty schemat w zadaniach z redagowania pism.
