Kompensata różnic inwentaryzacyjnych oznacza rozliczenie ujawnionych w spisie z natury niedoborów i nadwyżek w taki sposób, aby w uzasadnionym zakresie "zestawić" je ze sobą, zamiast rozliczać każdą różnicę całkowicie niezależnie.
Aby kierownik jednostki mógł podjąć decyzję o kompensacie, muszą być spełnione łącznie kluczowe warunki:
- Tożsamość składnika – niedobór i nadwyżka muszą dotyczyć tego samego towaru (tego samego składnika majątku). Sama "podobność" asortymentu nie wystarcza, bo prowadziłaby do zniekształcenia ewidencji i wyników inwentaryzacji.
- Ten sam okres obrachunkowy – kompensuje się różnice powstałe w tym samym okresie, aby rozliczenie było spójne z zasadą okresowości i nie mieszało skutków różnych okresów sprawozdawczych.
- Ta sama osoba materialnie odpowiedzialna – warunek jest istotny, bo rozliczenie różnic wiąże się z odpowiedzialnością za powierzone mienie. Kompensowanie między różnymi osobami zacierałoby odpowiedzialność i utrudniało wyjaśnienie przyczyn różnic.
Dlaczego inne typowe propozycje warunków bywają błędne? Często spotyka się mylne przekonanie, że wystarczy "magazyn jako całość" albo "ten sam rodzaj towarów". Takie podejście jest ryzykowne, bo pozwalałoby ukrywać błędy ewidencji (np. pomyłki indeksów) lub przesuwać odpowiedzialność. Równie błędne jest pomijanie kryterium czasu – kompensowanie różnic z różnych okresów może zniekształcić wynik finansowy i analizę gospodarki magazynowej.
W praktyce, po inwentaryzacji komisja inwentaryzacyjna analizuje przyczyny różnic, a następnie przygotowuje propozycję rozliczenia. Kierownik jednostki podejmuje decyzję, uwzględniając spełnienie powyższych warunków oraz kompletność dokumentacji (arkusze spisowe, zestawienia różnic, wyjaśnienia osób odpowiedzialnych).
