Znak sprawy (często nazywany znakiem kancelaryjnym) służy do jednoznacznej identyfikacji sprawy w spisie spraw i w aktach. W typowej konstrukcji znaku występują elementy wskazujące m.in. komórkę organizacyjną, symbol klasyfikacyjny (wynikający z wykazu akt), kolejny numer sprawy oraz rok.
W zapisie "WPOL.3120.1019.2021" fragment "1019" pełni funkcję numeru kolejnego sprawy – oznacza, że jest to kolejna (np. 1019.) sprawa zarejestrowana w ramach danego symbolu klasyfikacyjnego w danym roku. Taki numer jest nadawany w spisie spraw narastająco, aby odróżniać poszczególne sprawy w tej samej klasie rzeczowej.
Odpowiedź "symbol komórki organizacyjnej" jest nieprawidłowa, ponieważ oznaczenia komórek zwykle mają charakter literowy/symboliczny i znajdują się w innym miejscu znaku. Odpowiedź "symbol klasyfikacyjny z wykazu akt" jest błędna, bo symbole klasyfikacyjne mają własną część znaku (tu: "3120") i nie są numeracją kolejnych spraw. Odpowiedź "miesiąc i rok, w którym sprawa się rozpoczęła" również nie pasuje: miesiąc nie jest tu wydzielony, a rok jest już podany jako "2021".
W praktyce biurowej poprawne odczytanie numeru kolejnego jest ważne przy: rejestracji spraw, wyszukiwaniu akt, kompletowaniu dokumentów do teczek oraz weryfikacji, czy numeracja w danym roku nie ma luk lub duplikatów. Na egzaminie warto zapamiętać prostą regułę: symbol klasyfikacyjny mówi "o czym" jest sprawa, a numer kolejny mówi "która z kolei".
