Dziennik podawczy służy do ewidencjonowania korespondencji wpływającej i wychodzącej, tak aby zapewnić kontrolę obiegu dokumentów: wiadomo, co wpłynęło, kiedy, od kogo i do jakiej komórki organizacyjnej przekazano pismo. W praktyce rejestruje się przede wszystkim pisma, które mają znaczenie służbowe/urzędowe i mogą wymagać dalszego procedowania (np. dekretacji, nadania znaku sprawy, odpowiedzi).
Odpowiedź "Zaproszenia i życzenia." jest poprawna, ponieważ tego typu korespondencja ma zazwyczaj charakter grzecznościowy i okolicznościowy (np. świąteczny), nie stanowi "sprawy" w rozumieniu typowego obiegu kancelaryjnego i często nie wymaga śledzenia realizacji. Z tego powodu w wielu organizacjach nie wpisuje się jej do dziennika podawczego, aby nie obciążać ewidencji dokumentami, które nie wymagają dalszych czynności urzędowych.
Pozostałe odpowiedzi wskazują pisma, które co do zasady powinny być ewidencjonowane, bo mają znaczenie formalne lub organizacyjne:
- "Wyjaśnienia i opinie." – zwykle są elementem postępowania/analizy i mogą stanowić podstawę decyzji, dlatego powinny mieć zapewnioną identyfikowalność w obiegu.
- "Skargi i wnioski." – wymagają rozpatrzenia i często podlegają terminom; rejestracja pozwala wykazać datę wpływu i kontrolować przebieg załatwienia.
- "Zapytania ofertowe i oferty." – dotyczą zakupów lub współpracy; z punktu widzenia biura istotne jest udokumentowanie wpływu oraz kompletności dokumentów.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy masz wątpliwość, zadaj sobie pytanie, czy dokument wymaga dalszego załatwienia i czy ważna jest możliwość odtworzenia historii obiegu. Jeśli tak, zwykle podlega rejestracji. Korespondencja czysto okolicznościowa najczęściej nie.
