W praktyce organizacji usług turystycznych, aby poznać cenę usług noclegowych, najpierw trzeba zwrócić się do obiektu noclegowego (lub pośrednika) z prośbą o przedstawienie stawek i warunków. Dokumentem służącym do tego celu jest zapytanie ofertowe. Ma ono charakter informacyjny: opisuje potrzeby (termin, liczba osób, standard, ewentualnie wyżywienie) i prosi o podanie ceny oraz dostępności.
Odpowiedź "Zapytanie ofertowe" jest więc właściwa, bo dokładnie odpowiada na cel wskazany w pytaniu: uzyskanie informacji o cenie.
Pozostałe propozycje odnoszą się do innych etapów procesu:
- "Zamówienie usług." – to dokument (lub komunikat) składany wtedy, gdy podjęto decyzję o zakupie i chce się zlecić wykonanie usługi na ustalonych warunkach. Zamówienie nie służy pierwotnie do poznania ceny, tylko do realizacji usługi.
- "Anulowanie zamówienia." – występuje dopiero po złożeniu zamówienia, gdy rezygnuje się z wcześniej zleconej usługi. Nie jest narzędziem do pozyskania cennika.
- "Potwierdzenie zamówienia." – to etap po zamówieniu, gdy usługodawca potwierdza przyjęcie zlecenia (np. rezerwację i warunki). Również nie jest to dokument do pytania o cenę, lecz o finalizację uzgodnień.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w treści pojawia się sformułowanie "w celu uzyskania informacji" albo "poznania ceny/warunków", najczęściej chodzi o zapytanie lub prośbę o ofertę, a nie o dokumenty realizacyjne (zamówienie/potwierdzenie) czy korygujące (anulowanie).
