W drukach spersonalizowanych (druk zmiennodany/VDP) kluczowe jest posiadanie źródła danych, czyli pliku, w którym informacje są uporządkowane w sposób rekordowy: jeden wiersz odpowiada jednej osobie/egzemplarzowi, a kolumny odpowiadają polom (np. imię, nazwisko, numer karty, kod).
Format XLSX (arkusz kalkulacyjny) naturalnie spełnia te wymagania: przechowuje dane w tabeli, ułatwia ich edycję, sortowanie i kontrolę poprawności. W wielu procesach poligraficznych taki arkusz bywa następnie wykorzystywany jako baza/źródło do automatycznego podstawiania danych do szablonu projektu.
Dlaczego pozostałe formaty nie pasują?
- GIF to format grafiki rastrowej. Przenosi obraz, a nie zorganizowaną tabelę danych osobowych w postaci rekordów.
- MPEG to format wideo/audio-wideo. Jest przeznaczony do strumieniowania/kompresji obrazu ruchomego, a nie do przechowywania pól danych do podstawiania.
- HTML opisuje strukturę dokumentu WWW. Może zawierać dane jako tekst, ale nie jest typowym, prostym formatem "bazy rekordów" do bezpośredniego importu w personalizacji; pełni raczej rolę prezentacyjną.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w odpowiedziach pojawiają się formaty multimedialne i jeden format tabelaryczny, pytanie zwykle sprawdza rozpoznanie pliku danych (rekordy/pola), a nie pliku z treścią wizualną.
