KWALIFIKACJA EKA2 - CZERWIEC 2020

Spis zdawczo-odbiorczy to podstawowy dokument ewidencyjny, na podstawie którego archiwum zakładowe przejmuje dokumentację z komórki organizacyjnej. Musi być sporządzony tak, aby umożliwiał jednoznaczną identyfikację jednostek archiwalnych oraz ich szybkie odnalezienie w magazynie.

Dlaczego poprawny jest wariant A?

• Wpisy są ułożone rosnąco według symboli klasyfikacyjnych (np. FK.0331 przed FK.0332). Taki układ jest standardem porządkującym ewidencję i ogranicza pomyłki przy wyszukiwaniu.
• Dla dokumentacji o kategorii archiwalnej A każda teczka powinna stanowić odrębną pozycję spisu. W praktyce oznacza to, że w kolumnie "Liczba teczek" dla danej pozycji nie wykazuje się zbiorczo wielu teczek, tylko pojedynczą jednostkę – w wariancie A każda pozycja ma wartość 1.

Dlaczego warianty B, C i D są nieprawidłowe?

• B: mimo poprawnej kolejności symboli, w jednej pozycji wykazano wiele teczek (np. liczba teczek = 10) przy kategorii A. To rozmywa zasadę jednostki archiwalnej i utrudnia kontrolę zgodności akt ze spisem.
• C: znaki teczek nie są uporządkowane rosnąco (np. wyższy symbol przed niższym). Dodatkowo pojawiają się różne kategorie niearchiwalne, co w praktyce wymaga szczególnej dbałości o rozdzielność spisów.
• D: materiały kat. A mają błędną kolejność symboli (np. FK.095 przed FK.032) oraz pojawia się niejednoznaczność liczby teczek dla kat. A (zbiorcze ujęcie więcej niż 1 w pozycji).

Wskazówka egzaminacyjna: porównując warianty spisu, sprawdź zawsze dwie kolumny: "Znak teczki" (czy jest układ rosnący) oraz "Liczba teczek" (czy dla kat. A nie zebrano wielu teczek w jednej pozycji). To najszybciej ujawnia błędy dyskwalifikujące spis.