W sytuacji likwidacji archiwum jednostki organizacyjnej kluczową zasadą jest zapewnienie ciągłości opieki nad dokumentacją. Dokumentacja wytworzona w jednostce nie może "zniknąć" wraz z jej likwidacją, ponieważ ma wartość dowodową, historyczną lub rozliczeniową. Dlatego działanie polegające na przekazaniu dokumentacji do archiwum państwowego jest typowym rozwiązaniem wskazywanym jako obowiązkowe w pytaniach egzaminacyjnych.
Odpowiedź "Zniszczenie wszystkich dokumentów" jest nieprawidłowa, bo zakłada samowolne i totalne brakowanie. W praktyce niszczenie dokumentacji odbywa się w trybie formalnym (dla dokumentacji niearchiwalnej) i nie obejmuje dokumentacji o wartości archiwalnej; wymaga też spełnienia określonych warunków organizacyjnych i zgód/procedur. Likwidacja archiwum nie jest równoznaczna z prawem do natychmiastowego zniszczenia akt.
Odpowiedź "Przekazanie dokumentacji do innego archiwum" jest zbyt ogólna. Może brzmieć prawdopodobnie, ale bez doprecyzowania nie wiadomo, czy chodzi o uprawnioną instytucję i czy przekazanie odbywa się zgodnie z właściwością oraz nadzorem. Egzaminowo wymaga się wskazania instytucji właściwej w systemie państwowej sieci archiwalnej.
Odpowiedź "Przechowywanie dokumentacji na miejscu" jest sprzeczna z istotą likwidacji jednostki: po likwidacji nie ma "miejsca" i obsady odpowiedzialnej za archiwum. Takie rozwiązanie zwiększa ryzyko zagubienia, zniszczenia lub nieuprawnionego dostępu. Z punktu widzenia organizacji archiwum prawidłowe postępowanie koncentruje się na uporządkowaniu, opisaniu i przekazaniu dokumentacji w sposób udokumentowany (np. protokoły i spisy).
W nauce do egzaminu warto zapamiętać regułę: likwidacja jednostki = zabezpieczyć i przekazać, a nie "posprzątać przez zniszczenie".
