W zakładaniu archiwum zakładowego kluczowa jest prawidłowa kolejność działań. Zanim zacznie się pracę na dokumentach, trzeba zorganizować sposób funkcjonowania archiwum: ustalić, co będzie przyjmowane, w jakim trybie, kto odpowiada za poszczególne czynności, jakie są terminy, zasady udostępniania, a także jakie narzędzia ewidencyjne będą stosowane. Dlatego poprawna jest odpowiedź "Opracowanie planu pracy archiwum".
Plan pracy jest punktem wyjścia, bo pozwala:
- określić priorytety (co trzeba zrobić najpierw, a co później),
- zaplanować zasoby (czas, miejsce, wyposażenie, personel),
- ustalić procedury i standardy postępowania,
- uniknąć niespójności w ewidencji i opisie dokumentacji.
Pozostałe odpowiedzi dotyczą czynności, które zwykle wykonuje się po etapie organizacyjno-planistycznym:
- "Katalogowanie dokumentów" jest elementem opracowania/ewidencji, wymaga wcześniej przyjętych zasad opisu, struktury i odpowiednich narzędzi.
- "Archiwizowanie dokumentów" (rozumiane jako przyjmowanie i odkładanie do archiwum) powinno przebiegać według ustalonych reguł; bez planu łatwo o bałagan i trudności w późniejszym wyszukiwaniu.
- "Tworzenie systemu indeksowania" jest ważne, ale stanowi część przygotowania narzędzi informacyjnych. Żeby zbudować sensowny indeks, trzeba znać potrzeby użytkowników, strukturę zasobu i przyjęte procedury, co wynika z planu pracy.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie dotyczy tego, co zrobić jako pierwsze, zwykle poprawna jest odpowiedź odnosząca się do planowania i organizacji procesu, a nie do wykonywania prac na dokumentach.
