Jeżeli towar został sprzedany i udokumentowany fakturą, a następnie następuje jego zwrot do sprzedawcy (nadawcy), zmieniają się warunki pierwotnej transakcji. W praktyce oznacza to konieczność skorygowania danych wykazanych na fakturze (np. ilości, wartości, czasem także podstawy do rozliczeń). Dlatego właściwym dokumentem w takiej sytuacji jest faktura korygująca, czyli dokument odnoszący się bezpośrednio do wcześniej wystawionej faktury.
Pozostałe odpowiedzi są typowymi "pułapkami" pojęciowymi:
- Dokument RW (rozchód wewnętrzny) jest dokumentem magazynowym, używanym do ewidencji ruchu towarów wewnątrz jednostki. Nie zastępuje dokumentu sprzedaży i nie służy do rozliczeń z kontrahentem.
- Duplikat faktury sporządza się, gdy faktura pierwotna zaginęła lub uległa zniszczeniu. Duplikat nie zmienia treści transakcji, tylko odtwarza dokument w tej samej postaci.
- Paragon jest dowodem sprzedaży typowym dla sprzedaży detalicznej rejestrowanej na kasie. Nie jest standardowym dokumentem korygującym do faktury wystawionej kontrahentowi.
W kontekście pracy technika spedytora ważne jest, aby umieć rozpoznać, który dokument kieruje się do kontrahenta (sprzedaż/korekta), a który zostaje w obiegu wewnętrznym firmy (magazyn). To ogranicza błędy w rozliczeniach i przyspiesza obsługę zwrotów.
