Skontrum zasobu archiwalnego służy porównaniu ewidencji (np. inwentarza) ze stanem faktycznym przechowywanej dokumentacji. Gdy kontrolujący widzi, że pod numerem inwentarza widnieje "Raport roczny 2010", a fizycznie znajduje się "Raport roczny 2011", oznacza to niezgodność, która może wynikać m.in. z błędnego opisu, pomyłki przy włączeniu dokumentu do jednostki, błędnego oznakowania, przemieszczenia albo wcześniejszych nieudokumentowanych korekt.
W takiej sytuacji właściwym działaniem jest zgłoszenie problemu odpowiedniej osobie lub zespołowi (np. przełożonemu, komisji skontrum, archiwiście prowadzącemu ewidencję), a także odnotowanie ustalenia w dokumentacji kontroli. Dlaczego? Ponieważ opis w inwentarzu jest elementem oficjalnej ewidencji i jego zmiana powinna następować w sposób kontrolowany: po weryfikacji przyczyny rozbieżności, sprawdzeniu innych jednostek, ustaleniu właściwego tytułu/datowania oraz po zatwierdzeniu przez osoby uprawnione.
- Odpowiedź "Zignorować problem i kontynuować skontrum." jest błędna, bo niezgodność wpływa na wiarygodność ewidencji i może utrudniać odnalezienie dokumentów oraz późniejsze udostępnianie. Brak reakcji powoduje utrwalenie błędu.
- Odpowiedź "Zmienić opis dokumentu w inwentarzu na własną rękę." jest błędna, bo samowolna korekta może zniszczyć ślad audytowy i wprowadzić kolejny błąd (np. gdy problemem jest nie dokument, a błędnie przypisany numer lub jednostka). Zmiany w ewidencji powinny być wykonywane według procedury i z uprawnieniami.
- Odpowiedź "Wyrzucić dokument, ponieważ nie pasuje do opisu." jest błędna i skrajnie ryzykowna: dokumentacji nie usuwa się z powodu rozbieżności opisu. Takie działanie grozi nieodwracalną utratą materiałów i może naruszać zasady ochrony dokumentacji.
Na egzaminie warto zapamiętać zasadę: niezgodność w trakcie skontrum = odnotuj i zgłoś, nie poprawiaj "na skróty". Zadanie sprawdza przede wszystkim umiejętność zachowania właściwej ścieżki odpowiedzialności i bezpieczeństwa informacji w archiwum.
