W archiwizowaniu dokumentów w biurze kluczowe są dwie rzeczy: porządek i możliwość szybkiego odtworzenia informacji. Dlatego właściwym krokiem jest najpierw posegregowanie dokumentów (np. chronologicznie), a następnie odłożenie ich do odpowiednich folderów, teczek lub pudeł archiwalnych. Taki układ ogranicza ryzyko zagubienia dokumentów i ułatwia ich późniejsze odszukanie.
Odpowiedź "Wrzucam wszystkie dokumenty do jednego pudła bez sortowania" jest błędna, bo tworzy chaos: nawet jeśli dokumenty fizycznie są przechowywane, to praktycznie stają się trudne do użycia. Archiwizacja ma sens wtedy, gdy dokument można odnaleźć w rozsądnym czasie i wiadomo, do jakiej sprawy należy.
Odpowiedź "Skanuję wszystkie dokumenty i przechowuję je tylko w formie cyfrowej" bywa niewłaściwa, ponieważ skanowanie jest formą digitalizacji, ale nie zawsze jest równoznaczne z prawidłową archiwizacją. W wielu sytuacjach organizacja może wymagać przechowywania oryginałów papierowych, a dokumenty cyfrowe też trzeba opisać, uporządkować i zabezpieczyć (np. uprawnienia, kopie zapasowe).
Odpowiedź "Niszczę wszystkie dokumenty, ponieważ są one niepotrzebne" jest błędna, bo niszczenie (brakowanie) dokumentów wymaga podstaw i zasad. Bez upewnienia się, że dokumenty rzeczywiście mogą zostać zniszczone, grozi to utratą ważnych dowodów, danych lub informacji potrzebnych do pracy, rozliczeń czy kontroli.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie dotyczy archiwizacji, szukaj odpowiedzi mówiącej o segregowaniu i przypisaniu do właściwych miejsc przechowywania, a nie o działaniach skrajnych (wrzucanie wszystkiego razem, niszczenie wszystkiego) lub o zastępowaniu całego procesu jednym krokiem (sam skan).
