Notatka służbowa jest formą dokumentu używaną głównie w obiegu wewnętrznym jednostki administracji. Sporządza się ją po to, aby utrwalić w aktach istotne informacje: przebieg rozmowy, ustalenia, fakty, przyczyny zdarzenia, krótkie wyjaśnienia lub wykonanie polecenia. Zwykle ma zwięzłą treść i prostą strukturę, a jej sens wynika z tego, że dokumentuje czynność lub informację "na potrzeby sprawy".
Dlatego poprawną odpowiedzią jest notatka służbowa.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Zawiadomienie jest nastawione na przekazanie informacji adresatowi (często na zewnątrz lub do konkretnej strony) w trybie informacyjnym. Ma charakter komunikatu o zdarzeniu, decyzji lub czynności, a nie wewnętrznego "zapisu do akt" sporządzanego przez pracownika.
- Pismo przewodnie służy przede wszystkim do przekazania załączonych dokumentów (np. w odpowiedzi na pismo, przy przesyłce akt, dokumentów, kopii). Jego funkcją jest "towarzyszenie" przesyłce i wskazanie, co jest dołączone oraz w jakim celu jest przekazywane.
- Sprawozdanie ma zwykle bardziej rozbudowaną treść: opisuje wykonane działania, wyniki, przebieg realizacji zadania, często w ujęciu okresowym. Jest obszerniejsze i ma charakter podsumowania, a nie krótkiej informacji o konkretnym zdarzeniu.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy masz rozpoznać rodzaj pisma z ilustracji, szukaj najpierw celu dokumentu (wewnętrzny zapis vs korespondencja do adresata vs przekazanie załączników vs podsumowanie działań). Dopiero potem porównuj układ formalny (adresat, wzmianka o załącznikach, rozbudowanie treści).
