Określenie "inwentarz książkowy" oznacza pomoc ewidencyjno-informacyjną prowadzoną w formie księgi, czyli w układzie ciągłym: kolejne wpisy następują po sobie w stałych rubrykach/kolumnach. Taki formularz ma zwykle wygląd strony z tabelarycznymi polami, które służą do ewidencji i opisu kolejnych jednostek archiwalnych (np. sygnatura, tytuł/opis, daty skrajne, uwagi).
Odpowiedź "inwentarza kartkowego" jest nieprawidłowa, bo inwentarz kartkowy ma postać oddzielnych kart (pojedynczych arkuszy), które można układać, przenosić i uzupełniać jako niezależne rekordy. W samym wyglądzie formularza często widać, czy jest to karta (samodzielny rekord) czy strona księgi z kolejnymi pozycjami.
"Przewodnik po zasobie" to inny typ pomocy: służy przede wszystkim do ogólnej orientacji w zasobie (charakterystyka archiwum, zespołów, zakresów tematycznych i chronologicznych), a nie do szczegółowej ewidencji każdej jednostki w kolejności inwentarzowej.
"Kartoteka zespołów" ma charakter indeksowy: gromadzi informacje o zespołach (całych zespołach archiwalnych), a nie stanowi typowego formularza do seryjnego wpisywania kolejnych jednostek w jednej księdze. Częstą pułapką jest kierowanie się samym słowem "formularz" i automatyczne wybieranie kartotek/kart, zamiast rozpoznania funkcji i formy pomocy (księga vs karty vs przewodnik).
Na egzaminie warto zapamiętać prostą regułę: księga = ciągły rejestr pozycji, karty/kartoteka = rekordy oddzielne, a przewodnik = opis ogólny. To ułatwia szybkie rozróżnienie podobnych nazw.
